Segretaria Virtuale: 31 Compiti da delegare subito

Se non hai mai avuto un’assistente virtuale o l’hai usata solo per piccoli lavori saltuari, ecco alcuni suggerimenti molto semplici su come puoi trasformarla in segretaria virtuale e farti aiutare al meglio.

Così, mentre lei svolge questi compiti, tu resti focalizzato puoi concentrarti sulle attività strategiche del tuo business: branding, marketing e creazione di relazioni.

Per comodità ho diviso i compiti in sezioni e, se vuoi, potrai anche scaricare una versione “deluxe” di questo documento, con la bellezza di 71 suggerimenti, pronti da usare ed applicabili in ogni business. Anche se sei partito da poco.

Quindi, se stai ancora chiedendoti,

Cosa cavolo posso far fare alla mia segretaria virtuale?

ecco esaudito ogni tuo dubbio. Partiamo.

Permettimi solo due avvertimenti importanti.

1. Se stai cercando un segretaria virtuale economica o addirittura gratis, mettiti subito l’animo in pace perché non esistono. Paghi quel che ottieni e se vuoi un servizio di qualità dalla tua assistente virtuale devi essere disposto a trattarla come una vera professionista. Punto.
2. Se vuoi sapere quanto costa una segretaria virtuale perché non ne hai la più pallida idea (nemmeno io lo sapevo all’inizio) ti do un’indicazione di massima: da 12 ai 40 euro all’ora. Ma, come ti dico sopra, è importante sapere prima quello che hai bisogno e poi delegare le attività un po’ per volta, testando anche più assistenti fino a trovare quella giusta per te.

Compiti di Amministrazione generale

1. Supporto nei pagamenti tardivi – contatta i tuoi debitori per conto e ti fornisce un report dettagliato delle chiamate (con relative scuse).E’ sorprendente come una semplice chiamata da qualcuno diverso dal titolare, spesso, possa innescare il pagamento e mantenere il rapporto intatto.

2. Lista delle cose da fare – si prendere cura di tutte quelle piccole cose che devi fare ogni giorno come prenotazioni di ristoranti, acquisto di regali online, organizzazione di meeting, supporto negli ordini pendenti…

3. File di back-up – si assicura che i backup di tutti i file o computer/s siano ok e gestisce una copia di sicurezza nel tuo cloud preferito (Dropbox, Google Docs, iCloud, Amazon S3)

4. Archiviazione documentale – puoi farle scansionare i documenti in giro per il tuo ufficio e dirle di ordinarli in categorie nominate, pronti per essere inseriti in apposite cartelle.

5. Typing e trascrizione – lezioni, traduzioni, sbobinamenti, creazione di report, incontri d’affari, teleconferenze e interviste.

6. Pagamento fatture – dopo aver testato la sua riservatezza e discrezione, potrà eseguire regolare pagamento online delle fatture dal tuo conto. Ovviamente devi avere un accesso online al conto e, meglio, una serie di credenziali separate e limitate.

7. Note in corsa – puoi inviare registrazioni MP3 di quelle idee che ti passano per la testa mentre stai facendo jogging, guidando, o prima di addormentarti e lei ti manda una versione scritta e formattata delle tue note per futura consultazione.

Io, personalmente, uso tantissimo questa soluzione. Giro con un registratore + cuffia e, quando sono in auto, ne approfitto per registrare “pillole di formazione” che la mia segretaria Fiorella sbobina nel giro di pochi giorni (tanto non ho fretta).

8. Punto di Contatto – se starai fuori città per un paio di giorni o di settimane, può essere il tuo punto di contatto, prendendo tutte le tue telefonate, controllando le e-mail, pianificando le teleconferenze.

9. Ricerche online di hot topics – tra i compiti di una brava segretaria c’è quello di reperire su internet elenchi di argomenti “caldi” per il tuo blog e per le tua newsletter, ricercando online articoli e forum legati al tuo settore.

10. Ricerche online generiche – se hai bisogno di conoscere concorrenti, prodotti, servizi, un nuovo piano telefono o computer, questo è certamente un ottimo modo di impiegare il tempo della tua segretaria virtuale.

Assistente personale virtuale

11. Viaggio e soggiorno – ricerca e prenota biglietti aerei, noleggio auto e alloggio per il tuo prossimo viaggio di lavoro o privato.

12. Inviamo fiori – agli amici e persone care per compleanni, anniversari e per l’arrivo di nuovi membri della famiglia. Non hai la più pallida idea di quanto ricevere un regalo inaspettato con un biglietto scritto a mano, possa fare la differenza nelle relazioni (anche di lavoro).

13. Inviamo cartoline – cartoline di compleanno, Pasqua, Natale, anniversario ad amici, famiglia e clienti, facendo loro sapere quanto sono importanti per te e per i vostri affari insieme.

14. Acquisto regali – se sei (come immagino) a corto di tempo per l’acquisto di regali di apprezzamento o attestati per dipendenti, clienti e partecipanti ai tuoi corsi, basta che fornisci alcune idee alla tua segretaria virtuale e penserà lei a trovare un bouquet di opzioni ideali, allineate con il tuo budget.

Supporto a seminari e webinar

15. Mail di gruppo – il tuo assistente virtuale invierà una mail di gruppo, spedirà inviti al database di contatti e traccerà i partecipanti su un foglio di calcolo o tramite il tuo software CRM. Ovviamente condividendo il tutto con te.

16. Supporto live chat – nei webinar avere un assistente a disposizione per gestire le domande, inviare link e raccogliere eventuali lamentele o problemi è fondamentale per migliorare costantemente e fornire il miglior servizio possibile ai partecipanti.

17. Targhette con nome  – progetta e personalizza le targhette con nome e segnaposto, provvede alla stampa e alla consegna presso il vostro ufficio. Il tutto dopo aver reperito lo “stampatore” migliore di turno; senza che tu debba alzare un dito (se non approvare un bozzetto).

Receptionist virtuale

18. Risponde al telefono – riceve le chiamate importanti e filtra quelle indesiderate quando sei troppo occupato per occupartene personalmente. Ovviamente questo richiede che tu abbia un sistema telefonico VoIP e la tua segretaria sia sempre a tua disposizione.

19. Programmazione di appuntamenti – gestisce il tuo calendario online e si prende cura delle tue prenotazioni online e programmazione di appuntamenti 24 ore al giorno, sette giorni su sette. Confermando appuntamenti con clienti in modo da evitare pericolosi buchi e trasferte a vuoto.

20. Reception vacanza – gestisce le tue chiamate mentre sei in vacanza, inviandoti per mail tutti i messaggi che vuoi e comunicandoti al telefono solo quelli di contatti VIP.

Gestione del database

21. Importazione di elenchi – importa nel tuo CRM o sistema di gestione delle mailing-list (Aweber, GetResponse, MailChimp…) i contatti dispersi tra file di excel, di testo e ritagli vari. In questo modo potrai iniziare ad inviare newsletter e campagne di marketing ad una lista ripulita e completa.

22. Mass mail e spedizioni di gruppo – una segretaria virtuale diligente può occuparsi anche di un compito ripetitivo (ma che richiede un minimo di personalizzazione) come spedire centinaia di lettere, inviti o newsletter al tuo database.Puoi anche fare come me e fornirle il materiale (buste e gadget), attivarle un servizio di posta privata e così tu non vedrai nulla. Le lettere vengono spedite ai destinatari, personalizzate, imbustate, spedite e con la fattura che in automatico viene registrata e pagata.

Cosa pretendi di più da una assistente virtuale?

23. Follow up – invia (secondo le tue indicazioni) lettere/email a quei contatti che hai recentemente conosciuto a seminari, eventi di networking, fiere…

24. Ripuliscono i dati –  quante volte hai cercato di contattare una persona dopo alcuni mesi, salvo poi accorgerti che i dettagli che avevi erano sbagliati o incompleti?

Uno dei compiti della tua segretaria virtuale può essere proprio questo: raccogliere i dettagli di chi è sulla tua lista o CRM, verificare le informazioni di base ed aggiuntive come l’indirizzo email, numero di telefono e l’indirizzo postale. In questo modo avrai sempre un database completo e funzionale.

Email Marketing

25. Email Newsletter – una segretaria virtuale può progettare, impaginare, programmare ed inviare le tue newsletter attraverso email di gruppo o utilizzando una piattaforma dedicata come MailChimp, ActiveCampaign o il tuo software CRM. Basta che tu le indichi:

• il messaggio + titolo
• a chi deve spedirlo
• quando deve farlo

26. Supporto continuo – invia un report settimanale, mensile o trimestrale per capire se le tue email sono efficaci oppure devi migliorare qualche aspetto. La tua assistente si preoccuperà anche di filtrare e scremare quei folli che, ogni tanto, finiscono nelle tue liste ed iniziano a risponderti farneticando ed insultando mezzo mondo. Basta un click della tua segretaria virtuale per ucciderli sul nascere 🙂

Marketing online

27. Social Media – configurazione, formazione e gestione dei tuoi account, pagine e gruppi Facebook, Twitter, LinkedIn o Google+.

28. Aggiornamenti dei siti – una segretari virtuale che conosca un minimo di funzionamento di WordPress o simili, può occuparsi di mantenere aggiornati i siti esistenti (con tutti i relativi plugin), aggiungere nuovi contenuti, pagine, articoli, blog, feeds dei social media, filtrare i commenti di spam e selezionare quelli particolarmente interessanti.

29. Presentazione dell’articolo – invia i tuoi migliori articoli a siti web autorevoli, per aumentare la visibilità, il SEO e creare un network con altri blogger di successo.

30. Scrittura di eBook – corregge, impagina e ricerca le immagini per il tuo ebook. Si preoccupa anche di inviarlo sulle piattaforme online e ti fornisce i report dettagliati di vendite, download e commissioni.

Gestione sito web e domini

31. Sito Hosting – quando ti viene in mente un nome di dominio e vuoi bloccarlo subito, chi meglio della tua segretaria virtuale può farlo?

Con le giuste istruzioni potrà, con un tuo solo comando:

• registrarti 1+ domini
• agganciarli al tuo sistema di hosting
• precaricarci wordpress o un tuo template
• effettuare dei redirect temporanei
• impostare una landing page

Cos’altro può fare la tua segretaria virtuale?

Ascoltami bene. La risposta giusta sarebbe

il 95% di quello che sai fare tu ora (e ti pesa farlo)

Ma temo che non mi crederesti perché ti sembra “una sparata” troppo grossa. In effetti pure io la pensavo allo stesso modo, ma dopo 2 anni di duro lavoro mi sono dovuto ricredere amaramente.

Se pensi di essere indispensabile alla tua azienda hai un problema enorme e, peggio di te, questo problema lo ha la tua azienda: è un gigante con i piedi di argilla.

Tuttavia questo non è il posto giusto dove trattare questo argomento spinoso.Puoi trovare ulteriori indicazioni semplici e concrete su come avere più tempo per te attraverso la delega ad una segretaria virtuale (o ad una serie di assistenti specifici) in almeno 4 dei capitoli di questo Libro.

Ti accorgerai che, sapendo le informazioni giuste e conoscendo i siti e gli strumenti migliori, gestire una segretaria virtuale è molto semplice e, soprattutto, liberatorio per te e per la tua azienda. Anche se ora non mi credi e sei super-perplesso.

Non devi credere alle mie parole. Leggiti questo libro (va giù come latte e cognac), metti in pratica e poi mi dirai tu se ti sto raccontando idiozie o svelando il super-segreto per avere la tua assistente virtuale da zero, anche se sei scettico come S. Tommaso.

ECCO BEN 71 COMPITI DA DELEGARE ALLA TUA ASSISTENTE VIRTUALE PER RISPARMIARE TEMPO E DEDICARLO AD ATTIVITA’ PIU’ REMUNERATIVE

Inserisci la tua email qui sotto e accedi subito alla guida completa.

Dacci dentro, avrai successo.

Hai ancora dubbi e non sai quale segretaria virtuale scegliere?

È normale, fino a che non inizi sarà sempre così. Per questo, se vuoi stare davvero sul sicuro, contatta queste amiche, ottime professioniste, che fanno lavori straordinari e sono molto precise ed organizzate (come è giusto aspettarsi da una segretaria virtuale).

Krisztina FeckecsAnna Donadio