Come gestire efficacemente un team di lavoro online

come gestire un team online

Una delle criticità per chi inizia a lavorare sul web è quello di creare e gestire un team valido e performante, fatto di professionisti, freelancer e collaboratori occasionali che camminano all’unisono come in una parata delle forze armate coreane.

La difficoltà, quasi per tutti, nasce dal fatto che:

  • l’Italia è la patria del fai-da-te e del non-delego-a-nessuno
  • la dimensione generale del 90% delle aziende e studi professionali è inferiore alle 10 persone
  • ci sono una moltitudine infinita di software e strumenti via web che finiscono per confondere
  • siamo tendenzialmente un popolo di cazzari disorganizzati che vedono tutto ciò che ha a che fare con la gestione come qualcosa di negativo, simile al fisco o alla burocrazia
  • non esiste un track-record o materiale sufficientemente ben fatto (corsi, libri, seminari) che insegni come fare tutto questo nel nuovo mondo di internet e della collaborazione via web

Per questo motivo ho voluto vederci chiaro e parlarne con qualcuno che sa esattamente quel che racconta, perché lo ha provato sulla sua pelle e non l’ha solo letto in un libro di qualche pseudo-guru improvvisato.

Qunidi mi sono messo a cercare online e ho trovato (e intervistato) degli esperti in ciascuno di questi campi:

  • organizzazione del team
  • selezione dei collaboratori
  • identificazione delle attività critiche
  • delega
  • assistenti e segretarie virtuali
  • strumenti online per gestire progetti e attività

Claudio Vaccaro: esperto di Marketing Online & eCommerce

Con lui ho parlato di organizzazione del team, in particolare di:

  • Come gestire al meglio la posta elettronica evitando eccessi e inefficienze
  • Come strutturare la giornata per essere produttivo ed efficace
  • Quali strumenti di collaborazione online e task management utilizza per condividere le informazioni e monitorare l’avanzamento dei processi
  • Qual è stata la distribuzione dei ruoli aziendali (essendo 3 i soci)
  • Quali sono le attività critiche sulle quali si concentra e come controlla l’andamento di ciò che delega

Risorse consigliate

Trello, per gestire i progetti
Asana, ha sostituito Trello progressivamente nel loro caso
Mavenlink (App di Google for business), il sistema che usano attualmente
Diagrammi di Gannt

Dove trovare e come contattare Claudio Vaccaro

Sito | Twitter | LinkedIN

 

Gian Piero Staffa – Perché la Delega non funziona con i piccoli Imprenditori (e cosa devi invece fare tu)

gian piero staffa cento vigne italiaGian Piero Staffa è un imprenditore dal 2001, ma prima era stato AD di molte grandi aziende e multinazionali, girando in lungo e in largo per mezzo mondo.

Dopo aver riscosso grande successo nel campo della musica elettronica a livello internazionale nel 2011 la situazione del mercato lo obbliga a chiudere ma lui non si dà per vinto e attraversa da solo in barca a vela l’Atlantico un paio di volte.

Poi decide di ricominciare, in un nuovo settore: web ed enologia. Nasce Cento Vigne Italia e diventa il consulente n.1 per i piccoli produttori di vino in tema di marketing ed internet.

Ecco la trascrizione integrale dell’intervista a cura di Susanna di ActiveAndVirtual.it.

I libri che lo hanno ispirato

  1. Gestione dei Social Media per piccoli imprenditori che fanno tutto da soli: FAI DI TE STESSO UN BRAND, DI Riccardo Scandellari, Edizioni DARIO FLACCOVIO
  2. Non c’entra nulla con i Social Media ma lo leggo e lo rileggo quando mi impongo di prendermi delle pause, di smettere di parlare, pubblicare, twittare, postare e mi metto ad ascoltare. Lo ha scritto Pascal Quignard e si chiama TUTTE LE MATTINE DEL MONDO, edizioni FRASSINELLI. Il tempo raccontato attraverso la musica
  3. Imprenditore come Sergente, ma in qualche caso da Condottiero. Lo ha scritto LIVIO BUTTIGNOL e si chiama Sun Tzu, L’Arte della Guerra riletto a uso dei manager. Quando la gestione del tempo e le deleghe diventano una strategia vincente.
  4. Mi permetto di inserirne uno che non e’ ancora stato pubblicato e forse sarà il primo libro multimediale ( e cioe’ corredato di foto, video, link ed aperto ai commenti) che verrà pubblicato su facebook utilizzando il formato delle landing pages. Si chiama ‘NEL SUO CUORE LA NINA, LA PINTA, LA SANTA MARIA’. Lo ho scritto io ed e’ la storia di due traversate atlantiche in barca a vela in solitario. Una situazione dove sembra che di tempo a disposizione ce ne sia tanto ma non è proprio così.
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Gli strumenti di cui non potrebbe fare a meno

www.hootsuite.com permette di gestire e programmare le attività su quasi tutti i social. Non e’ solo una agenda elettronica automatica ma anche un modo di trovare contenuti di settore in rete.

www.unbounce.com con questa piattaforma posso creare da solo landing pages, profili aziendali, schede di prodotto fino a mini sitiweb.  Il time-to-market e’ stupefacente. Recentemente ho messo online una landing abbastanza complessa lo stesso giorno che mi era stata commissionata dal Cliente.

Come contattare Gian Piero

CentoVigneItalia, ItalyFineWines, Pinterest.

 

Chiara Alzati – Come scegliere un collaboratore senza errori

Chiara ama definirsi una ragazza un po’ “fuori dalle righe”, anticonformista, alla costante ricerca di se stessa e della sua realizzazione. Curiosa, stakanovista ed estremamente volitiva (e lo confermo) ?

Fa fatica a stare ferma… ha sempre voglia di imparare. È una coach, formatrice, un’attrice, si interessa di psicologia, tecniche di analisi della personalità e, da quando ha conosciuto Toastmasters, non riesce più a farne a meno!

Parlare in pubblico è per lei adrenalina pura, una grandissima occasione di crescita personale e una delle sue passioni più grandi.

Con Chiara, che è stata per anni responsabile delle risorse umane in grandi aziende, ho voluto approfondire il tema della selezione dei collaboratori, trovando quello più adatto al ruolo e che non ti molli dopo pochi mesi…

Come contattare Chiara

La puoi trovare su Facebook e LinkedIn.

 

Mary Tomasso – 50% più produttivo grazie all’Assistente Virtuale. Verità o Leggenda?

mary tomasso 150Mary Tomasso è passata attraverso vari lavori come segretaria e traduttrice e un viaggio in Argentina prima di diventare la fondatrice di due attività online.

Con la prima Virtual & Co offre assistenza virtuale, mentre dall’anno scorso con sul portale Assistenti Virtuali ha avviato un corso per coloro che vogliono intraprendere questo tipo di professione.

In questa intervista offre l’esperienza di chi non aveva mai pensato di diventare imprenditrice, per scoprire che invece era proprio questo percorso “impossibile” quello più giusto per lei.

E, soprattutto, come una figura ancora poco conosciuta in Italia (quella dell’assistente virtuale) può essere fondamentale per sviluppare il tuo business, liberando decine di lavoro al mese e sgravando l’imprenitore da tutte quelle attività non-fondamentali.

Letture consigliate da Mary

La maggior parte delle mie letture sono di libri di quelli definiti di crescita personale, autori come Deepak Chopra, Bruce Lipton, Joe Dispenza, Gregg Braden, Wayne Dyer, Lucia Giovannini in italiano.

Per quanto riguarda la gestione del tempo vera e propria, posso menzionare solo 4 Ore alla Settimana.
Per questi argomenti le mie letture sono prevalentemente di blog e i miei preferiti sono:
Nel primo ci sono tanti suggerimenti per lavorare in maniera più efficiente, anche con AV, il secondo è più orientato al semplificarsi la vita, filosofia con la quale mi identifico al 100%.

Come contattare Mary Tomasso

Ecco il siti e i social dove trovare la regina degli assistenti virtuali:

http://www.virtualandco.net/
http://assistentivirtuali.org/
https://www.facebook.com/assistentionline

https://www.linkedin.com/in/marytomasso

http://www.youtube.com/user/virtualandco/
https://www.pinterest.com/marytomasso/

 

Luca Tarasco – I migliori Strumenti online e offline per far crescere il business

Luca Tarasco

Luca è uno dei cofondatori di Cloubs una startup nata per sviluppare un’applicazione che permetta di effettuare le ordinazioni nei locali direttamente via smartphone.

Questa soluzione consente quindi ai clienti di ridurre le attese per essere serviti e trasformare una situazione stressante in un’esperienza divertente. Inoltre offre ai titolari dei locali uno strumento gestionale per ottimizzare i flussi di lavoro.

Per questo sembra aver inventato lo smart clubbing, un modo diverso e più intelligente per uscire la sera e divertirsi.  Già, perché Cloubs nasce prima di tutto dalla frustrazione di vedere irrisolti i semplici problemi della vita quotidiana, come le perdite di tempo durante le code.

Con lui abbiamo affrontato il tema tecnico dei software, soprattutto basati su cloud, per aiutare le imprese a crescere e mantenere il controllo della situazione, pur restando snelle, dinamiche e liquide.

 

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Ecco la trascrizione integrale dell’intervista a cura di Alessandro Gramegna.

Come contattare Luca

Puoi mandargli una mail a luca@cloubs.com.

 

Gianluca Bennati – Come capire quali attività preferire ad altre, per avere il massimo risultato col minimo sforzo

Gianluca Bennati era un bancario, e nell’ambiente delle banche ha dato il via al suo business.

Ora ha una società nel Regno Unito (Governance LTD) che acquista i crediti ipotecari e poi incassa denaro in seguito all’aggiudicazione all’asta degli immobili che garantivano quei debiti.

Più un progetto di noleggio a breve termine per imbarcazioni che è ormai in dirittura di arrivo.

 

Ho convinto Gianluca Bennati a svelarci tutto quello che ha imparato su

  • Le strategie migliori per servire clienti di alto profilo, senza farsi trascinare dalle loro manie di grandezza
  • Come guadagnare legalmente da altre aziende in crisi finanziaria
  • Come gestire la pressione dei “grandi interlocutori” senza defocalizzarsi e mantenendo la rotta ben salda
  • Gli strumenti più importanti per selezionare a monte le informazioni e condividerle con i tuoi collaboratori
  • Una strategia testata per coniugare lavoro e famiglia, anche in fase di start-up

Ecco le sue strategie per gestire al meglio il tempo di un imprenditore

  1. Gestire il tempo significa pianificare e giocare d’anticipo. L’importanza di ciò è stato svelato a Gianluca dal suo capo di tanti anni fa, quando lavorava in banca. Questa persona gli regalò un’agenda e ciò gli ha insegnato ad acquisire un metodo.
  2. Un imprenditore deve tenere conto di 3 cose: le relazioni, la credibilità bancaria (ovvero la reputazione) e i processi (cioè la chiarezza dei compiti con i collaboratori).
  3. Fidarsi dei collaboratori. Molti imprenditori delegano ma poi non si fidano e fanno da sé. E’ sbagliato perchè se io pago il tempo di un collaboratore, i compiti di ciascuno devono essere chiari.
  4. Avere disciplina. Secondo Gianluca la disciplina ti salva il metodo, sia nell’ambito lavorativo che privato. Il metodo ti salva dalle decisioni “di pancia”. Se riporti tutto al metodo, come insegna la scuola del trading, non ti fai travolgere dall’emotività.
  5. Gianluca lavora su una pianificazione settimanale tenendo come punto fisso l’obiettivo. Ogni giorno si prefigge di fare un’azione che lo avvicini all’obiettivo finale. Per abitudine Gianluca dedica alla pianificazione sempre il venerdì pomeriggio.
  6. Far capire ai tuoi interlocutori che per te il tempo è importante. Gianluca non da mai appuntamento ad orari “tondi”. Sempre al minuto “15” o “45” ad esempio. Questo per far comprendere all’interlocutore che per lui il quarto d’ora è importante. Inoltre cerca di fissare sempre anche l’orario di termine dell’incontro e una sorta di ordine del giorno per non disperdersi.
  7. Evitare le distrazioni, soprattutto quelle rappresentate dalle notifiche dei social.
  8. Gestire le mail in un unico momento. Gianluca le guarda tutte nello stesso momento: se si tratta di qualcosa che si può gestire in un minuto lo fa, altrimenti accantona la mail o la delega, partendo dall’idea che non si tratta di una cosa urgente.
  9. Semplificare la ricerca e la gestione delle informazioni. Gianluca evita di essere un fruitore passivo di contenuti. Va a cercarli quando gli servono.
  10. Alimentare ogni giorno tutti i ruoli che sei chiamato a ricoprire. Gianluca è individuo, padre e marito e si è prefissato di fare quotidianamente qualcosa per se stesso, sua moglie e i suoi figli. Ad esempio porta sempre con sé un libro di pedagogia e cerca di leggerne qualche pagina ogni giorno.

Come contattare Gianluca Bennati

Gianluca è reperibile su Facebook.

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