La gestione del tempo è un argomento spinoso per chi lavora da casa. Le distrazioni sono molte e i tempi si possono dilatare pericolosamente abbassando la produttività.
Ecco come sono riuscita a raggiungere un rendimento apprezzabile (ci sto ancora lavorando, eh!) e quali sono state le intuizioni e i tool di cui non posso più fare a meno.
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Avendo seguito molti dei webinar di Temposuper sull’argomento, ho scoperto un mondo formato da impegno, organizzazione, obiettivi e strumenti che aiutano a gestire il tutto.
Alcuni concetti li avevo già appresi e interiorizzati negli anni universitari, alcuni strumenti li avevo sentiti nominare o li stavo utilizzando, alcuni comportamenti erano già parte del mio modo d’essere. Su altri argomenti, invece, ho preso coscienza come per esempio la procrastinazione e la delega.
Ascoltare le esperienze di altri professionisti, mi ha fatto capire come la gestione del tempo è un tema comune a tante persone che lo affrontano ciascuno adattando diverse metodologie alle proprie esigenze.
È necessario, tuttavia, fare due premesse:
per acquisire delle nuove abitudini passa del tempo (!)
e
bisogna concedersi anche di sbagliare
Errare è umano, poi si aggiusta il tiro secondo le proprie esigenze.
Una prima suddivisione della mia giornata lavorativa
La gestione del tempo permette di bilanciare il tempo passato al lavoro con quello vissuto al di fuori cioè in famiglia, con gli amici, svolgendo degli hobby, viaggiando e così via (al riguardo ho fatto una gradevole scoperta). Ho quindi pensato di fare una prima suddivisione:
Ho riportato queste categorie su Google Calendar (anche un foglio di excel va benissimo) per visualizzare gli eventi e prepararmi al tipo di impegno della giornata e della settimana.
Tanto semplice quanto banale direte voi. Per nulla. Innanzitutto potete facilmente notare come il tempo totale dedicato alle attività extra lavorative sia maggiore rispetto a quello passato al lavoro: 20+5+23= 48 ore contro le 40 del lavoro.
Ecco la piacevole scoperta!
Questo ci aiuta a contrastare forse il 16° killer della produttività che si aggiunge ai 15 che Davide Rampoldi elenca nel suo libro “I segreti Militari per il gestire il tuo tempo come un sergente istruttore”, cioè la sindrome del
Oh mio Dio, non faccio altro che lavorare!
Non ho tempo per fare altro!
Non è vero. Se vuoi, puoi.
Poi prepariamo il cervello a una routine (come si fa con i bambini con la favola della buona notte) e, se avete notato nello schema, ho assegnato una parte delle tempistiche sia al tempo personale sia a quello per le incombenze. Così possiamo svolgere alcune faccende durante la settimana dopo il lavoro per alleggerire il sabato mattina e inserire cose piacevoli come un hobby per premiarci alla fine di una giornata lavorativa impegnativa.
Introduci degli incentivi premianti per finire le cose prima
In pratica so che, se il martedì devo andare a pilates, mi concentro per fare il massimo e finire il lavoro entro le 18. Mi attende una cosa piacevole, che ho scelto io e quindi mi sento stimolata a fare bene e veloce. Così, invece, se il mercoledì so di dover stirare (attività meccanica che posso svolgere anche se sono stanca mentalmente) la elimino dal sabato mattina.
Questo sistema lavoro – premio ha, infatti, un’enorme influenza positiva sia se abbiamo avuto la classica giornata no, sia se abbiamo raggiunto gli obiettivi prefissati quel giorno e vogliamo darci la classica pacca sulla spalla e dirci bravo!
Così libero del tempo il sabato mattina (questo concetto l’ho appreso nei webinar e tornerà poco più avanti) e magari posso andare a giocare a tennis, oppure preparare le marmellate o il ragù per la settimana.
È chiaro che lo schema che ho proposto sopra (che deriva dalla mia precedente vita lavorativa in ufficio) è adattabile alle proprie esigenze: magari chi ha figli sceglie di svolgere una parte del lavoro dopo cena, quando sono andati a letto i bambini, oppure chi è il classico gufo, raggiunge i picchi di produttività durante la notte.
Nulla è fisso e immodificabile, tutto è adattabile alle proprie caratteristiche, esigenze e ai carichi di lavoro
In quest’ultimo caso aggiungo una o due ore di lavoro fino alle 19:00 o alle 20:00 e sposto tutte le incombenze il sabato mattina.
Come organizzare il tempo dedicato al lavoro (da casa)
Ci sono 3 parole d’ordine da fissarti nella mente – almeno queste sono quelle che con me hanno funzionato di più:
1) Elimina/diminuisci le distrazioni!
Quelle 40 ore sono tutte dedicate al lavoro, non ci sono scuse! E non ce ne sono soprattutto per i nostri cari (consorti, figli, parenti, amici e conoscenti) che pensano di entrare nella stanza in cui lavoriamo quando vogliono, che ci telefonano a qualsiasi ora perché tanto non abbiamo capi che ci controllano.
Il concetto questo-essere-mio-posto-lavoro e pertanto non- voglio-essere-disturbato-dalle…-alle… (mettete voi il tempo che ritenete, in cui non ci siete per nessuno, salvo effettive emergenze) deve essere chiaro.
Spiegatelo come volete, adattatelo a seconda dell’interlocutore, ma è un dato di fatto che deve essere compreso e accettato.
Lo so, talvolta può essere molto difficile, ma alla fine ci arrivano tutti (ce l’hanno fatta benissimo mio marito, che lavora a 50 metri da casa e in teoria può arrivare in qualsiasi momento, e mia madre che è in pensione e quindi ha molto tempo a disposizione per telefonarmi!).
E questa è una bella notizia!
Riduci al massimo le distrazioni da telefonino, social e email
La tentazione di vedere le notifiche sul cellulare, di rispondere a tutte le telefonate, di dare un’occhiata al fax, è sempre molto forte.
La soluzione drastica è quella di mettere il silenziatore, disattivare le notifiche, lasciare addirittura spento il telefono; quella un po’ più elastica è di abbassare la suoneria e di guardare le notifiche nei momenti di pausa.
Le telefonate dei clienti hanno comunque una precedenza quando lavoriamo, pertanto rispondere è, a mio avviso, sempre opportuno. Possiamo sempre dire controllo e poi ti richiamo, se siamo concentrati su una cosa importante, così il cliente si sente ascoltato e noi possiamo lavorare tranquilli, oppure addirittura delegare qualcuno che risponda al posto nostro.
Per i social network, l’altra grande fonte di distrazione, vale lo stesso principio. Devono rimanere sigillati se siamo concentrati su un lavoro, si può dare una sbirciatina nei momenti di pausa, salvo poi non farsi incuriosire da numerosi argomenti interessanti che, per quanto riguarda il mio lavoro, ora viaggiano in abbondanza anche su Facebook.
Per le email, cerchiamo di non farci prendere dalla sindrome invia-ricevi, come si diceva in uno di questi webinar e di capire che, se non rispondiamo subito crollerà il mondo; oppure, peggio ancora, al contrario, non rispondiamo in tempi biblici!
Io dedico due momenti della giornata a leggere e rispondere alle email: la mattina appena apro il pc e dopo pranzo, poi passo al giorno dopo o scrivo controllo e ti faccio sapere al più tardi domani.
2) Concentrati e organizzati!
La tecnica del pomodoro, inventata da Francesco Cirillo, è un metodo tanto semplice quanto efficace che ha migliorato il mio lavoro. Consiste in pratica, fissato un obiettivo, nell’impostare un timer da cucina, fisico o un cronometro online, che dura 25 minuti.
In quei 25 minuti non ci sono per nessuno, marito, mamma, clienti, gatto, vicino di casa. Finito il primo pomodoro, scrivo una x su un foglio di carta e mi prendo 5 minuti di pausa, in cui faccio un giro, bevo un bicchiere d’acqua, arieggio la stanza.
Poi ricomincio e ogni 4 pomodori di 25 minuti + 5 di pausa ne faccio più lunga, solitamente di mezz’ora. Sembra incredibile, ma la mia produttività è aumentata parecchio.
In questo modo riesco a calcolare esattamente quanto tempo ci impiego a scrivere, per esempio, un testo di 400 parole. Inoltre questo sistema mi consente di restare concentrata per un breve periodo e di fare delle pause cadenzate, altrimenti il cervello e la creatività andrebbero in fumo in poco tempo. E per il lavoro creativo che svolgo, sarebbe veramente un problema.
Nei webinar di Temposuper si è parlato spesso di tool che aiutano a gestire i progetti più o meno complessi come Asana e Trello.
Ci sono recensioni positive sia per l’uno sia per l’altro, io ancora non li ho utilizzati. Gli ospiti dei webinar usano anche le to do list o altri tool online come per esempio Toodledo; io uso tre distinte liste cartacee: quella per il lavoro, quella per i to do personali/incombenze, e quella per il mio sito.
Della prima inserisco un paio di impegni all’interno dei momenti dedicati al lavoro (solitamente un paio all’inizio della giornata) e della seconda uno alla fine del lavoro; alla terza, invece, dedico un paio di giorni continuati per una manutenzione regolare del sito, quando non sono impegnata in altri lavori.
3) Non procrastinare, piuttosto delega!
Ho riscoperto questi concetti seguendo i webinar di Davide Rampoldi. Guardando alle liste di attività, in effetti, mi ero accorta che alcune cose erano lì da molto tempo. Non mi decidevo mai a farle e le rimandavo sempre, perché, ho appunto capito che, alla fine, non erano così urgenti sebbene fossero importanti (i famosi quattro quadranti di Covey).
Alla fine mi sono detta: ok, partiamo con un paio di cose alla settimana di quelle lavorative ed extra lavorative. Alla fine la lista dei to do è cominciata a scendere.
Una delle cose importanti ma non urgenti era aggiornare il sito alla versione premium: non era urgente perché poteva rimanere basic senza problemi, ma era importante renderlo più presentabile per migliorare il personal branding.
Mi sono tuttavia accorta che mi mancavano delle competenze tecniche su una parte dell’aggiornamento e che, tra cercare tutte le informazioni online e risolvere eventuali problemi tecnici, avrei perso una marea di tempo. Prima che mi travolgesse l’onda (di cui ha parlato Daniele Virgillito), ecco che mi sono lanciata, con qualche titubanza, nel delegare a una piccola agenzia indiana trovata su Fiverr questo lavoro. La rifinitura dei particolari del sito l’avrei sistemata io in un secondo momento. Alla fine sono stata soddisfatta dell’agenzia indiana e ho aggiornato il sito in poco tempo.
Ecco quindi che ho liberato ancora del tempo da dedicare stavolta ad altre attività lavorative importanti più in linea con la mia attività.
Il concetto di delega si concretizza al meglio nel fantastico lavoro delle assistenti virtuali come Mary Tomasso e Krisztina Fekecs, anche loro ospiti nei webinar, che alleggeriscono il lavoro di manager e altri professionisti con grande competenza.
La mia giornata tipo di lavoro freelance da casa
Solitamente comincio leggendo e rispondendo alle email, tra cui le newsletter dei guru e degli esperti che seguo; di queste ultime, però, seleziono solo uno-due argomenti che mi colpiscono e poi archivio il resto nei preferiti di Chrome, suddivisi per argomenti. Poi passo al lavoro effettivo adoperando il timer pomodoro online e modificando la disponibilità su Skype secondo la concentrazione che mi occorre e cercando di rimanere nei tempi stabiliti per il lavoro.
Alla formazione (lettura articoli, libri e webinar) dedico mediamente tre ore alla settimana e alla ricerca del lavoro riservo un’oretta al venerdì pomeriggio. Per le attività di personal branding pubblico gli aggiornamenti nel blog una-due volte al mese, mentre la cura dei contatti sui social avviene durante l’attività lavorativa.
Ogni due-tre giorni ritaglio una mezzora per lo studio del portoghese (la passione per le lingue straniere mi aiuta a concentrarmi e ad avere un approccio più ragionato alla scrittura) e per la progettazione di un e-book alternando l’uno all’altro durante la settimana.
Strumenti per la produttività
Per ricordare le cose:
Google Calendar, le svegliette dello smartphone, Excel
Per concentrarsi e organizzarsi:
Il pomodoro timer, Trello, Asana, Toddledo, liste cartacee
Per scrivere:
La sezione parole/Virgilio.it con vocabolario, correttore ortografico, sinonimi e contrari, coniugatore di verbi, The Free Dictionary, O Transcribe, Evernote, dizionari di lingue straniere
Per delegare:
Fiverr, Upwork, Elance, Freelancer, le assistenti virtuali
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Profondamente innamorata della sua città Verona, Anna Colagè, dopo il diploma al liceo classico e la laurea in lettere moderne, ha lavorato 13 anni come assistente amministrativa, commerciale e personal assistant in aziende di diverse dimensioni, italiane e tedesche, e come web content manager in una multinazionale farmaceutica. L’amore per il web l’ha portata a intraprendere la strada per diventare web content editor e content strategist e ora collabora per web agency, liberi professionisti ed e-commerce progettando e scrivendo contenuti per il web. Oltre alla scrittura per il web le sue passioni sono il tennis, il pilates e le lingue straniere (dopo aver sudato su latino e greco, praticato inglese e tedesco, si è divertita con lo spagnolo e ora sta studiando portoghese). Cura il blog www.annacolage.it/blog
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