Al 99% anche la tua casa o appartamento SEMBRA una casa “normale” con un normale arredamento: un divano, una cucina, una camera da letto…
Finché questo luogo non diventa il tuo ufficio.
Improvvisamente si trasforma in un campo minato di distrazioni che aspettano solo di farti fare il passo sbagliato per mandare a monte la tua produttività.
Tuttavia, ci sono dei modi per evitare questi campi minati e raccogliere i (molti) vantaggi di lavorare da casa.
1. Organizzazione & Pianificazione
È saggio assicurarsi che tutto sia pianificato all’inizio della tua giornata, prima ancora di sederti. Hai abbastanza penne? La copia dell’ultimo report? La tua sedia è regolata al livello giusto per allungare le tue gambe come piace a te?
Può sembrare sciocco e banale, ma ogni volta che ti alzi dal tuo posto per cercare il tuo carica batterie del computer o per trovare un fascicolo mancante, il tempo viene sottratto alla produttività e, credimi, quei minuti si sommano. Inesorabilmente.
Prenditi allora 10 minuti all’inizio di ogni giorno per assicurarti che la temperatura sia giusta, che hai una tazza piena di caffè, dell’acqua e tutto ciò che è necessario per affrontare un lungo periodo di elevata produttività.
2. La vulnerabilità dell’e-mail
Naturalmente hai bisogno di essere accessibile ai tuoi colleghi quando lavori in virtuale, ma è altrettanto importante sapere quando staccare ed essere meno disponibile per aumentare la produttività. Sappiamo tutti quanto tempo può essere sprecato a controllare e rispondere alle email.
Puoi aggirare questo buco nero attraverso la definizione di momenti specifici per controllare la posta elettronica. Puoi regolare le impostazioni in modo che la tua email venga scaricata solo in determinati orari.
È saggio programmare questi momenti nel momento della giornata in cui si è meno produttivi.
Detto questo, non diventare pazzo scollegandoti dalla realtà.
È importante mantenere almeno una linea di comunicazione sempre aperta. Dato che sei un lavoratore virtuale, la comunicazione e l’accessibilità sono la chiave, anche attraverso uno schermo di computer.
Scegli tu tra whatsapp, skype o altri sistemi di messaggistica ma lascia la pila enorme di e-mail per qualche momento di inattività nel pomeriggio o alla sera.
Sempre che tu non stia lavorando in modo super-concentrato e abbia bisogno di focus totale. In quel caso l’unica soluzione accettabile è l’ISOLAMENTO TOTALE.
3. La barricata di Internet
Oltre a e-mail, telefono e chat, c’è il vasto mondo di Internet.
All’interno del campo minato di distrazioni disponibili, questa è la fonte principale. Ecco alcuni consigli per non soccombere.
Leggi tutte le tue notizie alla fine della giornata o nei momenti in cui “stacchi”. In questo modo avrai meno probabilità di essere distratto da un titolo sensazionalista e perdere tempo in ricerche correlate.
Tieni due browser separati, uno per il lavoro e uno per il “cazzeggio/news”.
Il tuo browser per il gioco può avere tutti quei segnalibri, gli aggiornamenti e le home page, mentre il browser di lavoro deve essere ridotto all’osso, senza nulla che ti distragga.
Per tenerti in pista, dai un’occhiata a programmi come Freetime, Anti-social e RescueTime, per controllare le abitudini di navigazione. Oppure, se sei uno scrittore, prova Calmly Writer. Questi programmi serviranno a monitorare il tuo vagabondaggio in internet, a impostare confini definiti e tenerti in pista!
Prendi brevi pause ad ogni ora così da premiarti.
Con una tale intensa concentrazione è necessario liberare la tua mente e rilassarti un po’. È possibile impostare un timer e concederti dieci minuti di tempo per navigare ogni 90 minuti di lavoro o, se lavori meglio con piccoli slanci di produttività, prova la Tecnica del Pomodoro.
4. L’inferno sono gli altri
Lavorare con altre persone in un ufficio tradizionale (se lo hai mai provato) è duro.
Ecco però la triste verità:
Ora le persone che ti interrompono sono la tua famiglia.
Se hai pensato che sarebbe stato difficile dire educatamente a Maria di chiudere la bocca, immagina solo quanto sarà dura con il pianto dei tuoi bambini di tre anni attraverso la porta o con il tuo partner che ha bisogno di sfogarsi sulla terribile giornata che ha appena avuto.
Prima di tutto, indici una riunione di famiglia e spiega quali sono le tue esigenze mentre lavori.
Imposta le regole per i tuoi figli e per il tuo partner quando non puoi essere interrotto.
Con i bambini può essere utile utilizzare un sistema visivo – qualcosa appeso sulla porta quando non è il momento di essere interrotti. Alcune famiglie hanno utilizzato con successo un sistema a Semaforo (Rosso – Giallo – Verde). Inventa qualcosa che comunica chiaramente ai piccoli quando mamma o papà sono liberi per giocare.
Puoi anche impostare orari concordati in cui non si può ascoltare la musica o la tv e non si possono verificare interruzioni. Mantieni tutti sulla stessa lunghezza di quando la tua giornata finisce.
5. Ambiente neutro
Se hai difficoltà a concentrarti a causa dei litigi costanti della coppia nell’appartamento accanto o sopra di te, potrebbe essere il momento di provare un approccio più drastico che un paio di cuffie.
Prova ad usare un apparecchio contro il rumore o un’imbottitura alle tue pareti per creare una barriera del suono.
Ma questa ti sembra un mezza cagata, vero? 😉
Quindi cerca di avere uno spazio separato dedicato al tuo lavoro. Idealmente sarebbe grandioso avere una stanza dedicata a questo, ma può anche essere una scrivania in soggiorno o uno spazio in un bar.
Pare infatti che il rumore di fondo (entro certi limiti) favorisca la creatività, tanto che ci sono alcune app e siti che simulano questo rumore.
Tuttavia, se uno spazio di lavoro separato in casa è veramente importante per te, verifica le opportunità di detrazione fiscale per gli studi a casa. Creare l’ufficio dei tuoi sogni a casa potrebbe essere più facile ed economico di quello che pensi!
6. Il guanto di sfida di progetti e attività
Quando lavori da casa sei solo tu, il tuo computer e un numero apparentemente infinito di ore. Senza gli avvenimenti naturali di un vero e proprio ufficio, un ufficio virtuale può farti sentire incredibilmente destrutturato. Spetta a te impostare questa struttura.
Uno dei modi migliori per farlo è quello di definire un piano per la giornata, una to-do list o, meglio ancora un calendario.
Puoi ovviamente gettare te stesso in un pozzo senza fondo buttando 30 compiti a caso su questa lista. Oppure dai priorità a questo elenco di cose da fare in modo da non essere sopraffatto.
All’inizio di ogni giornata esamina l’elenco e scegli le tre cose più importanti che ti prometti di realizzare quel giorno. Questo ti porta una certa soddisfazione e ti fa sentire come un lavoratore virtuale esperto. Organizzandoti in anticipo puoi rendere più facile per te il lavorare sodo e il sentirti bene in quel lavoro.
Se vuoi davvero diventare un MAGO delle liste di attività e di come pianificare al meglio il tuo calendario settimanale di lavoro, questa è la risorsa che ti consiglio a mani basse.
Un altro modo per mantenere te stesso sul compito è quello di alternare tra divertimento, progetti creativi e quelli più noiosi. Ciò manterrà entrambi i lati del tuo cervello attivi e sarà meno probabile entrare in panico.
Alcune applicazioni per aiutarti a mantenerti in pista includono Producteev, TeuxDeux, e Remember the Milk. Do It Tomorrow è un’altra applicazione utile che consente di impostare le priorità in anticipo.
7. Distrazioni interne
Hai trascorso questa mattina ripercorrendo la lite di ieri sera con tuo marito/moglie? È difficile mantenere la tua vita privata separata dalla tua vita lavorativa quando sei seduto nella stessa stanza in cui è avvenuta la lite.
Essere superiore ai tuoi fattori di stress personale diventa doppiamente importante quando non puoi scappare via da loro durante il giorno. Queste distrazioni interne possono spesso essere le più importanti da risolvere.
Mantieni il disordine metaforico e letterale della tua vita personale separato dal tuo lavoro.
In mezzo a tutti questi suggerimenti, la chiave è quella di programmare te stesso per il successo. È un po’ come avere un assistente personale il cui compito è quello di delegare le faccende giornaliere a qualcun altro.
Qui è lo stesso. Con un po’ di organizzazione e preparazione permetti al tuo cervello di preoccuparsi solo di una cosa importante: la creazione di un lavoro meraviglioso.
Quindi, sii il tuo assistente personale.
Vuoi passare direttamente al livello successivo?
Se pensi di essere già bravo nella pianificazione giornaliera e/o settimanale MA ti ritrovi spesso a dover ripartire daccapo perché i tuoi piani deragliano troppo velocemente e ti trovi con la settimana completamente da riprogettare… allora ho la soluzione giusta per te.
È il mio coach personale di produttività, che uso da oltre un anno, e mi aiuta a portare a termine con % altissime le attività che mi sono schedulato durante la settimana.
Non solo, quindi, programmo le cose da fare… questo lo fai anche tu.
Ma, soprattutto, riesco davvero a FARLE, nonostante gli imprevisti, la sfiga e tutto quello che può andare storto in sette giorni.
Tutto con soli 20 minuti di lavoro alla settimana, semplice e focalizzato.
Se sai compilare un foglio Excel hai tutto quello che ti serve per sfruttare anche tu il tuo coach personale di produttività e non ritrovarti più frustrato a buttare il tuo tempo in pianificazioni sballate.
