I 5+2 Errori da Evitare nella Gestione del Tempo (se non vuoi perderne ancora di più)

errori da evitare nella gesitone del tempo

Ogni singola persona che incontro, a prescindere da sesso, età, lavoro e reddito ha in comune almeno una cosa: si lamenta di non avere mai abbastanza tempo (e di aver bisogno di qualche tecnica miracolosa per la gestione del tempo).

Già. Ma per farci cosa?

Alla fine, se anche avessimo 30 ore al giorno cosa possiamo inserire nelle 6 ore bonus?

La realtà, come ben sai. è molto diversa. Tutti noi, bianchi e neri, ricchi e poveri, Al-bano e Romina (scusami ma averli rivisti ieri sera per sbaglio a Sanremo mi ha lasciato scioccato) abbiamo in comune una e solo una cosa con tutti gli altri esseri umani: per ciascuno la giornata dura 24 ore.

Le Guardie Svizzere della Gestione del Tempo

Così, se anche tu vuoi imparare a gestire meglio il tuo tempo, devi concentrarti solo su 2 aspetti critici:

  1. evitare di fare errori che peggiorano la tua produttività ed efficacia
  2. iniziare a mettere in pratica tecniche e strategie che aumentano il tuo benessere, autostima e realizzazione professionale e personale

Non è difficile. A pensarci bene qualunque capacità vuoi sviluppare troverai sempre delle azioni da evitare, frasi da non dire, cose da non scrivere, procedure da non eseguire.

Così come troverai un’abbondanza di manuali, corsi, pdf e video di YouTube che ti dicono i passi esatti per, le tecniche migliori per, le frasi magiche per…

Anche la Gestione del Tempo non fa eccezione, ma per me essere padrone del mio tempo e riuscire a terminare ogni giorno quello che voglio è una super-competenza.

Se vuoi essere un vincente devi saper gestire il tempo prima di ogni altra cosa.

Ascoltami bene. Se vuoi ottenere risultati diversi (in ogni campo) rispetto a quelli a cui sei abituato, devi iniziare a fare azioni diverse e adottare strategie diverse.

Solo che per riuscirci devi, come si suol dire, avere più tempo. Il che è impossibile, per quanto visto sopra.

Come puoi uscire da questo ginepraio senza avere le ossa rotte e il morale a pezzi?

Per prima cosa puoi mettere in pratica il primo dei due consigli che ti dicevo poco sopra: evitare di fare errori che finiscono solo per peggiorare la tua gestione del tempo.

Te li elenco rapidamente e poi li passo in rassegna uno ad uno:

  1. Non sapere cosa vuoi ottenere davvero
  2. Iniziare senza un piano d’azione
  3. Non prevedere dei pit-stop
  4. Avere troppi bastoni tra le ruote
  5. Pensare che esiste il sistema perfetto per tutti
  6. Rimandare le decisioni a domani
  7. Fare tutto da solo

Ora che scrivo me ne vengono in mentre a tonnellate. Voglio però che ti mantieni lucido e concentrato solo su questi 5+2. Passiamo dunque alla descrizione dei singoli.

Non sapere cosa vuoi ottenere davvero (dalla vita e dal lavoro)

A costo di essere banale, è fondamentale che tu abbia degli obiettivi in ogni campo: lavoro, denaro, famiglia, passioni, amici… Meglio se pochi, semplici da comunicare anche agli altri e, soprattutto, davanti agli occhi ogni santo giorno.

Pensaci bene: alzarti ogni mattina e trovare in cucina un biglietto o una foto che ti ricorda a cosa stai puntando oggi è un trigger (un innesco) potentissimo per la tua mente. Ha la forza di attivare le tue energie e di farti puntare da subito nella direzione giusta.

Io stesso ho passato queste 4 fasi:

  • vivevo senza obiettivi
  • ho iniziato a scriverli (e annotarli con vari software)
  • li ho messi in cucina in forma di post-it
  • ne ho fatto una tabella con delle immagini accanto

Ti assicuro che, passando dalla prima all’ultima fase, ho notato dei miglioramenti mostruosi in termini di produttività e di efficacia. Non corro più il rischio di dimenticare quello che c’è di importante e, al contempo, tengo traccia dei miei successi quotidiani.

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–> Clicca qui per scaricare la tabella tipo 21-giorni

Iniziare senza un piano d’azione

Avere obiettivi senza sapere come raggiungerli nel concreto è un po’ come comprare una Lamborghini ma non avere la patente. Inutile e pericoloso.

Il rischio, infatti, è quello di distruggere la tua autostima nel giro di pochi giorni o settimane.

Puntare a un obiettivo senza pianificare la strada per arrivarci è come partire per Ulan Bator a piedi, senza soldi, senza mappa e telefono satellitare/gps. Puoi anche farcela, ma statisticamente è molto più probabile che non ci arriverai mai e morirai per strada ucciso da qualche brigante.

Questo implica che, una volta che hai deciso cosa vuoi realizzare nei prossimi anni, prima di dare il via alla gara, devi sederti a tavolino e pensare concretamente a quali mezzi, risorse, soldi, aiuti, competenze hai, quali devi acquisire (o comprare) e, realisticamente, basandoti sull’esperienza altrui, controllare se il tempo che ti sei dato è sufficiente o sotto-stimato.

La verità (che molti formatori non ti dicono) è che un obiettivo senza un piano di gestione del tempo e delle attività collegate è un suicidio annunciato.

Dopo poche settimane mollerai il colpo, il tuo morale darà a pezzi e trascinerà verso all’inferno anche le altre attività che stavi portando avanti con discreto successo.

Ricordati e fatti un tatuaggio: ogni cedimento alle tentazioni (di qualunque tipo), ogni passaggio a vuoto in un settore è come un’ancora che viene gettata nel mare. Ti trascina a fondo senza pietà in poco tempo.

pitstop per essere più produttivo

Non prevedere dei pit-stop frequenti

Nessuno viaggio è perfetto, nessuna rotta è una linea retta e nessun piano d’azione viene rispettato al millimetro.

E’ normale, è la vita. Shit happens dicono gli Yankee – le circostanze accadono, gli eventi contrari (e talvolta a favore) ci portano a dover fare correzioni ed improvvisazioni ogni giorno.

Figli che non stanno bene, il collega che deve assentarsi, la caldaia che perde, il coglione del semaforo che ha inchiodato… tutto può capitare di imprevisto che ci rema contro.

(Per esempio, manco a farlo apposta, mia figlia Sofia è appena arrivata in cucina, dove sto scrivendo dalle 5:30 questo articolo, col pannolino inzuppato, il letto fradico e zero voglia di tornare a nanna).

Tuttavia, se hai chiara la direzione, se sai esattamente che devi andare a Milano Centrale, anche se trovi la Tangenziale Ovest bloccata riprogrammi il tuo Tom Tom personale e ci arrivi lo stesso.

Il pit-stop per me rappresenta quel momento di riflessione settimanale in cui faccio come un marinaio il punto della situazione e confronto la rotta teorica con il punto-nave. In particolare:

  • cerco di capire cosa e perché è andato storto
  • evito che accada di nuovo (e ne tengo traccia per iscritto)
  • controllo i passi successivi
  • programmo giorno per giorno la settimana dopo

Avere troppi bastoni tra le ruote

Ascoltami bene, non vivo sulla luna e so bene che le interruzioni e le rotture di scatole che gli altri riversano su di te sono una gran scocciatura. Se non ci fossero, andrebbe tutto meglio. Questo è scontato.

Ma dire “sarebbe bello se” non ti aiuterà certamente a migliorare la tua gestione del tempo.

E’ invece cruciale che tu impari a limitare, contenere e, ove puoi, sterminare ogni scocciatore e ogni nemico che assedia il tuo castello. Devi preparare olio bollente e scavare un grande fossato.

Prova a fare questo esercizio: prendi nota per un paio di settimane di tutti le interruzioni che ricevi, dividendole per:

  • tipologia
  • persona/evento
  • orario
  • durata
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Non è un lavoro banale, ma analizzando i dati, vedrai che per ciascuno dei punti ci sono dei vincitori che staccano di gran lunga gli altri: il collega del centralino, la moglie, il cliente paranoio, le ore del mattino, le micro-interruzioni da 2 minuti…

Sii realista: inizia a cercare di debellare quelle più frequenti ed evita di fare piazza pulita di tutte nello stesso tempo. Non ci riusciresti e finiresti frustrato e incazzato col mondo intero.

Già eliminando in poche settimane il 50% di quelle principali potresti recuperare fino a 2 ore al giorno, dando un impulso micidiale alla tua gestione del tempo.

il sistema perfetto non serve

Pensare che esiste il sistema perfetto per tutti

Voglio farti una confessione. Quando mi sono intrippato di formazione e crescita personale un virus si è installato dentro il mio computer di bordo.

Un maledetto virus che ha scatenato una vera epidemia nel mondo della formazione.

L’ho chiamato “esiste-il-sistema-perfetto”. In pratica la gente passa anni ed anni a cercare su internet il guru, il libro, il corso… che dia magicamente la soluzione ad un suo problema complesso.

Peccato che questa soluzione non esista. I parametri da gestire sono troppi, ciascuno di noi è diverso dagli altri e vive ed opera in un ambiente differente.

Tuttavia ci sono buone soluzioni che statisticamente funzionano meglio di altre e che, quando impari ad adattarle al tuo sistema, diventano perfette PER TE.

Per questo è cruciale che inizi a seguire un sistema qualunque, davvero qualunque, per alcune settimane o mesi. Lo provi, lo testi, guardi cosa funziona e cosa non va bene.

Ma all’inizio devi essere un discepolo modello: zitto e pedala.

Solo quando sarai un esperto e viaggi col pilota automatico potrai iniziare a migliorare quel sistema. Come con l’auto: prima impari a guidare e poi fai il corso di guida veloce.

10 anni fa Giuseppe, il cuginetto di mia moglie, aveva iniziato a fare il gessista in Sicilia.

Sai cosa gli faceva fare il suo capo i primi giorni?

Preparare e pulire gli attrezzi alla perfezione.

Mi ricordo che tornava a casa (noi eravamo lì in vacanza) lamentandosi che “non stava facendo niente ed imparando nulla”. Invece, se ci pensi bene, il suo capo stava passandogli un sistema dalla A alla Z.

E, per quanto la Z possa essere molto diversa e lontana dalla A, non è possibile raggiungerla se non seguendo tutta la scala.

Lo stesso devi imparare a fare tu. Inizia dalle basi, concentrati su quelle, eseguile alla perfezione e solo dopo passa al gradino successivo e, casomai, pensa a come potrebbe essere fatto meglio il gradino A che hai appena superato. Non il contrario – come succede troppo spesso.

Meglio non mettere troppa carne al fuoco

Così ho deciso che gli 2 ultimi punti li affronterò in quest’altro post.

Tu comincia dal punto 1 e passa al successivo solo quando lo hai terminato. Potresti impiegarci anche alcuni giorni, considerando che se stai leggendo questo articolo di tempo a disposizione non ne hai molto.

Ricorda il mantra: meglio poco, subito e conosciuto a menadito che tanto, tra mesi e fatto alla carlona.

Concentrati su un aspetto alla volta e fammi sapere nei commenti che difficoltà trovi, come le hai risolte e che risultati hai ottenuto.

Vedrai che eliminando uno per uno questi 5 errori la tua gestione del tempo migliorerà di molto e tu avrai in pochi mesi tante ore libere da dedicare a quello che ti sta più a cuore e che stai continuamente rimandando per mancanza di tempo.

Dacci dentro, avrai successo

Davide

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2 pensieri riguardo “I 5+2 Errori da Evitare nella Gestione del Tempo (se non vuoi perderne ancora di più)”

  1. Grazie Davide per i tuoi preziosi consigli………
    È da molto tempo che giro intorno a questo problema, ma tu me lo hai reso più chiaro e semplice.

    Ci provo!

    1. Ciao Antonio
      bello ritrovarsi su questo blog 🙂

      La semplicità unita alla costanza riesce a fare miracoli, dove la complessità finisce per bloccare anche le menti migliori.
      Da dove pensi di iniziare?

      A presto!

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