12 Segreti per tenere Riunioni efficaci (senza rompersi le palle)

suggerimenti per condurre riunioni efficaci e produttive

Fortunatamente non ho mai dovuto partecipare a molte riunioni noiose e ad estenuanti meeting.
Essendo sempre stato io il capo di me stesso ho sempre avuto un grande vantaggio.

Tuttavia, facendo parte di gruppi ed associazioni culturali e di business, mi capita spesso di dover partecipare a riunioni o eventi che alcune volte rasentano il tragicomico per come sono organizzate, condotte e per i risultati (zero) che producono.

Per questo, quando ho letto questa frase di Bill Gates a proposito di Warren Buffett, mi sono detto: fischia, ha ragione da vendere.

Non lasciare che il suo calendario venga intasato da riunioni inutili

Sembrerebbe infatti che, nel mondo super tecnologico ed iper connesso di internet, il vecchio modo di condurre meeting ed incontri di lavoro sia deleterio: su morale, produttività e motivazione.

Perché condurre riunioni produttive ed efficaci sembra impossibile (specie in Italia)?

Sinceramente, quante volte hai partecipato di recente ad una riunione e te ne sei uscito potendo esclamare liberamente:

Caspita, erano anni che non vedevo una roba così efficace e priva di fronzoli

E allora, perché questi meeting non possono essere più brevi, produttivi e, perché no, divertenti? È proprio una utopia?

Le buone notizie è che molte delle aziende più grandi stanno introducendo delle regole per organizzare le riunioni grazie a qualche responsabile delle risorse umane particolarmente illuminato.

Ma che succede nelle PMI, in Italia dove il signor padrone conta ancora per il 99% dei casi ma, lui per primo, è la negazione assoluta in quanto a pianificare meeting ben fatti ed efficaci?

Te le dico io: siamo indietro come le palle dei cani, anni luce.

Ecco perché, se devi pianificare una riunione a breve, leggere questi 12 ingredienti rari che rendono una riunione produttiva ti aiuterà a gestire il meeting al meglio.

Se sei un manager, un team leader o un hr, potrebbero decisamente interessarti perché tutta la squadra potrà beneficiare di incontri con risultati tangibili.

E se, invece, sei quello che deve partecipare alla riunione e sbattersi come un mulo per fare tutto il lavoro mal progettato che di solito è il parto di questi incontri, potresti suggerire ai tuoi capi alcuni di queste regole per organizzare una riunione di successo.

 

1. Il Tempo non è il Vero Problema

La maggior parte delle persone si lamenta che non ha abbastanza tempo e, certamente, i meeting organizzati alla cavolo di cane ne rubano una quantità smisurata.

Ma, secondo quanto afferma Tony Schwartz, un famoso scrittore americano di business ed organizzazione aziendale:

Devi gestire la tua Energia, non il tuo Tempo

Non posso che condividere, anche perché di tempo ne abbiamo tutti 24 ore. Ma l’energia per portare a termine tutte le nostre azioni non è affatto la stessa.

Alcune persone sembrano mosse da una centrale nucleare, altre vivono in letargo persino se stanno facendo la gara dei 100mt piani.

Ecco perché è fondamentale che impari a concentrarti soprattutto sui livelli di energia (e di concentrazione) che hai durante la giornata. Pianifica delle pause brevi e frequenti, così che i livelli di energia restino sempre al massimo.

C’è poi un aspetto quasi segreto e che parrebbe non centrare nulla per mantenerti pimpante e reattivo, a qualunque ora della giornata: l’alimentazione.

Non entro nel merito in questo post (probabilmente ne scriverò uno ad hoc) ma i Romani avevano ragione da vendere quando dicevano

Mens sana in corpore sana

Ecco perché devi curare in modo maniacale anche quello che mangi per evitare due fenomeni super-pericolosi per la tua energia:

  • l’abbiocco post-pranzo, causato dalla digestione eccessivamente lunga ed impegnativa
  • il calo di zuccheri, di cui una dieta troppo basata sui carboidrati è la causa principale

Corollario: quando vuoi pianificare una riunione, cerca di programmarla in un orario ottimale in cui, almeno, i partecipanti non arrivino col cervello in piena pennichella. Idealmente  le prime ore della giornata sono le più produttive per molte persone: sfruttale per organizzare dei brevi incontri.

toastmasters semafori e campanelli

2. Accorcia le Riunioni

Impostare un limite massimo di 10 o 15 minuti può davvero aiutare. Alcun manager si portano addirittura un timer che suona quando il tempo è finito.

Non è un caso che gli speaker degli eventi TED e TEDx (cercali su YouTube) hanno un limite di 18 minuti.

Se devi parlare in pubblico (e le riunioni sono un’occasione tipica per farlo) puoi partecipare ad un incontro ToastMasters, dove chi parla ha un tempo limite di 7 minuti per esporre un intero discorso. Mentre parli, ci sono dei veri e propri semafori che ti dicono se stai andando lungo e, se sfori, suonano campanelle o campanacci…

Da provare almeno una volta se non riesci mai a stare nei tempi e vieni spesso tacciato come “troppo lungo”.

La ragione per cui le riunioni più produttive sono quelle più corte è che, come dimostrano ormai tonnellate di ricerche, la nostra capacità di concentrazione è soggetta a un rapido declino se gli incontri o gli interventi vanno per le lunghe.

Uno studio effettuato alla Texas Christian University mostra che gli studenti ricordano più informazioni se le lezioni durano di meno.

 

3. Pianifica gli Incontri appena possibile

Molte aziende hanno un giorno ed un’orario riservato agli incontri, che cercano di mantenere rigido il più possibile.

Ora, da un lato questo è indubbiamente comodo perché non c’è apparentemente il rischio che qualche smemorato possa scordarsi della riunione del lunedì mattina, visto che c’è tutti i lunedì.

D’altra parte però la produttività è rallentata, proprio per via di una programmazione rigida.

Sarebbe molto meglio incontrarsi quando le cose devono essere fatte, ci sono decisioni da prendere e azioni da pianificare nei dettagli.

Personalmente vedo due grandi rischi delle “riunioni fisse”:

  • se c’è poco di cui parlare, si buttano via tempo ed energie (e la gente esce demotivata)
  • se ci sono affari importanti da discutere, si perde del tempo prezioso perché bisogna aspettare il giorno giusto per farlo

Ciò detto, visto che siamo in Italia e che la nostra gestione del tempo e dei team fa oltremodo rabbrividire, il mio consiglio spassionato è quello comunque di pianificare una riunione ma, se non c’è molto da dire

  • farle in piedi (v. sotto)
  • di pochi secondi
  • dove parla solo il capo (a meno che nascano domande)
  • usarla per motivare il team e ringraziarlo per gli sforzi fatti
  • e poi tutti fuori dalle palle…

 

4. Stai in Piedi o in un altro Posto

C’è una ricerca interessante di SAGE Publications che dimostra che l’atto stesso di sedersi incrementa i problemi di natura territoriale, con tutte le conseguenze del caso.

In altre parole, ogni volta che mettiamo il nostro fondoschiena su una sedia ci sentiamo più a nostro agio, al sicuro, comodi e potenti; da questo scaturisce una tendenza a mostrarci più autoritari, a non voler cedere, a non cambiare opinione.

Mentre stando in piedi tutto questo non accade, perché i partecipanti si sentono meno tranquilli e vogliono “terminare in fretta il supplizio” prendendo decisioni.

Lo stesso livello di energia è totalmente differente se stiamo seduti o in piedi.

Ovunque voi siate, cercate di essere innovativo con il vostro spazio.
Provate a fare riunioni stando in piedi o andatevene nel parco.
Uscite dall’ambiente di tutti i giorni – Richard Branson

Ecco perché, tutte le volte che partecipi ad una riunione, dovresti alzarti in piedi e fare da lì il tuo discorso. Guadagni almeno il 50% in più di rispetto e puoi usare al massimo tutto il tuo linguaggio del corpo. Cosa che se sei inchiodato ad una sedia ti è impossibile.

Se non ci credi pensa a quando se andato ad una di quelle riunioni super pallose e cerca di ricordarti se ti sentivi più attivo e coinvolto quando la gente parlava seduta (magari dietro ad una scrivania – Dio muoio al solo pensiero) oppure quando stava in piedi.

Un altro pianeta. Gratis.

E, se ti senti a disagio a parlare in piedi, vai ad un paio di meeting Toastmasters e ti assicuro che questa “cattiva sensazione” sparirà molto in fretta.

pianificare lagenda in anticipo

5. Pianifica l’Agenda della riunione in anticipo

Anche un piccolo meeting ha bisogno di un ordine del giorno da far circolare prima dell’incontro. Aiuta le persone a prepararsi e focalizzarsi sui problemi che ci sono da discutere e questo non può che rendere le riunioni più produttive.

Suggerimento bonus: indicare anche la durata dei singoli interventi, così che chi deve intervenire saprà in anticipo quanto tempo ha a disposizione e potrà preparare al meglio il suo discorso.

Essere breve e nei tempi denota:

  • rispetto degli altri
  • capacità di sintesi
  • volontà di prepararsi bene ad un incontro

All’inizio non funzionerà quasi nulla e certamente andrete lunghi; tuttavia, se le nuove regole sono condivise da tutti i membri del team e soprattutto vengono rispettate anche dal capo, vi basteranno pochi incontri per prendere le misure ed ottenere risultati prima assolutamente impensabili.

Potrai dimostrare che anche gli Italiani, se vogliono, sanno essere precisi, puntuali e rispettosi delle regole. A vantaggio di tutti.

 

6. Crea una zona “Smartphone free”

Se le riunioni sono brevi, condensate e pianificate in anticipo non c’è nessun motivo per cui debbano entrare i cellulari. Su questo sono assolutamente un sergente istruttore.

Nemmeno se tua madre sta morendo o tua moglie partorendo.

Perché, in questa remotissima ipotesi, basta lasciare il numero dell’ufficio ai parenti e farti avvisare dalla segretaria.

In tutti, ripeto, tutti gli altri casi i cellulari devo stare fuori o totalmente spenti.

Fosse per me proporrei il licenziamento in tronco per chi non rispetta questa banale regola di convivenza civile e professionalità aziendale.

E, se sei così testa di minchia da pensare

Sì, ma se mi chiama Tizio con un problema super urgente?

Visto che non lavori al 118, se costantemente hai problemi così pressanti da richiedere solo il tuo intervento, allora hai un altro problema ben più grande. Che non è quello delle riunioni, ma del fatto che hai impostato così da schifo il tuo lavoro che finisci per esserne schiavo e, immagino, fare una vita di merda e super stressata dietro alle lune di clienti poco addomesticati.

In quel caso, resta valido quanto sopra, ma nel frattempo corri come Usain Bolt e cercati un corso per imparare a delegare il lavoro ed organizzarti meglio. Altrimenti, in tutta sincerità, io una persona come te non la vorrei mai in azienda. Sei troppo pericoloso.

E, se sei il capo, peggio ancora. Sei seduto sopra ad una polveriera che potrebbe saltare in aria quando meno te lo aspetti.

Se ancora non ti ho convinto (mi sembri un caso disperato e forse, a questo punto, dovresti smettere di leggere questo post e questo blog) prova a chiedere ai tuoi colleghi o alla gente in generale cosa pensano delle persone che usano lo smartphone durante riunioni o eventi? Quanto riescono ad essere produttivi?

La maggior parte lo considera una profonda mancanza di rispetto e dimostra che la partecipazione è assente o “a macchie”. Molto meglio trasformare (mettici un bel cartello, come in ospedale o sugli aerei) l’area degli incontri come una no-smartphone-zone e incoraggiare/obbligare le persone a lasciare i loro aggeggi elettronici in un cestino fuori, con un bel post-it che identifica il proprietario.

Tanto per darti un’idea… la Casa Bianca lo sta facendo…

Chi cacchio credi di essere tu se non te lo puoi permettere e pensi di non poterlo fare?

cartello riunioni senza cellulari

7. Limita il numero di Partecipanti

E’ uno dei suggerimenti che raccomanda Kristen Gil’s nel post‘Start-Up Speed’.

Giusto per capirci questa signoria non è una idiota qualsiasi, ma la responsabile delle Business Operation a Google…

Limitare i partecipanti allo stretto necessario, ovvero quelli che sono direttamente coinvolti in un progetto o procedura, lascia più tempo agli altri per completare il loro lavoro e, soprattutto non li fa sentire frustrati perché devono partecipare a riunioni

  • dove la loro opinione non conta
  • dove non sono aggiornati sullo stato di avanzamento dei lavori
  • dove occupano una sedia inutilmente e si sentono derubati di tempo prezioso

 

8. Conduci il meeting come un Orologio svizzero

Gestire una riunione è tutt’altro che un lavoro facile (anche se può sembrarlo).

Se ti sembra facile è solo perché:

  • non lo hai mai fatto
  • hai visto persone molto brave per cui ti sembrava facile
  • hai visto dei cagnacci improponibili e quindi ti sei detto “a farlo così sono buoni tutti”

In realtà, a voler fare le cose bene e professionalmente, devi prestare attenzione a 1000 aspetti, ma ecco un super programma per organizzare riunioni efficaci senza perdersi in dettagli di poco conto:

  1. Definire il motivo dell’incontro, per esempio “Ci troviamo oggi per preparare la vista del Presidente”
  2. Mantenere fuori dall’ordine del giorno interventi ed interruzioni che non sono previsti (serve pugno di ferro).
    Possono semmai essere discussi, se avanza tempo, nella sezione varie ed eventuali.
  3. Incoraggiare ognuno a dire la sua e partecipare attivamente alla discussione.
  4. Scoraggiare chi vuole mettersi in mostra, tipico in ambienti molto competitivi.
  5. Rimanere aderenti al tempo ed alla scaletta, invitando chi parla a concludere (o tagliandolo senza pietà… imparerà la prossima volta).

 

9. Punti critici da Portare a Casa

La persona che gestisce una riunione ha il compito di mantenere tutto sui binari, utilizzando al meglio il ridotto tempo a disposizione.

In pratica questo vuol dire che alla fine dell’incontro i partecipanti DEVONO uscire con:

 

10. Consenti alle persone di Arrivare in tempo

Fai in modo che ci sia abbastanza tempo prima del meeting in modo che le persone possano concretamente arrivare in orario.

Considera 10 minuti prima e dopo altri impegni così che ognuno si possa preparare al meglio, raccogliere tablet, cartellette, appunti, avvisare la segretaria che si assenterà per 1/2 ora o andare semplicemente in bagno.

Al termine della riunione ricorda poi, il prima possibile (delegalo pure alla tua segretaria), di mandare una mail di follow-up a tutti che ricorda nero su bianco tutte le decisioni prese (v. punto sopra).

identifica i risultati attesi

11. Identifica i Risultati e pianifica la Riunione successiva

Siamo ormai giunti al termine, così vogliamo essere un po’ ottimisti 🙂

Dando allora per scontato che i punti di azione porteranno i risultati attesi e sperati, è sempre una buonissima idea definire di cosa si parlerà nella riunione successiva.

Non sono ovviamente idee o dettami da scolpire nella pietra ma devono avere senso e connessione con quanto discusso nell’ultima riunione.

Idealmente affrontare il passo successivo ed eventuali contromisure nel caso di insuccesso, come spesso accade con piani marketing o grandi progetti industriali.

Lo scopo è quello di mantenere le persone concentrate non solo sugli obiettivi a brevissimo termine ma mantenendo una visione più dall’alto, ad ampio spettro e lunga gittata.

 

12. Incoraggia a sviluppare Capacità di gestione delle riunioni

Delegare alcuni dei compiti prima, durante e dopo le riunioni è un modo molto efficace di migliorare le competenze di gestione di un meeting.

Decidi chi dovrà essere responsabile per segnare i punti di azione, controllare i tempi e dettare l’agenda.

Tante più persone avranno un compito e tanto più farai alternare i ruoli, tanto prima e meglio:

  • resteranno attenti e senza distrazioni
  • si sentiranno parte di un team
  • si responsabilizzeranno (perché se qualcosa non va sarà SOLO colpa loro)
  • si prepareranno
  • impareranno a loro volta a delegare
  • troveranno nuove idee, strategie o suggerimenti per migliorare l’efficacia di un ruolo
  • avranno meno voglia di litigare e fare i pavoni

 

Ora prova a testare, anche pochi per volta, questi suggerimenti e fammi sapere i risultati nei commenti qui sotto.

Ti auguro che la prossima sia una riunione super produttiva e davvero efficace.

Davide

 

P.S. Se hai amici, colleghi o imprenditori che secondo te possono trarre grande beneficio applicando questi metodi, mandagli questo post via email o condividilo sui social. Te ne saranno grati per sempre!

Un commento su “12 Segreti per tenere Riunioni efficaci (senza rompersi le palle)”

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