I Migliori Strumenti Online per Condividere il Lavoro (quasi gratis)

Oggi voglio rispondere ad una domanda che mi arriva di frequente, soprattutto tramite e mail: quali sono i migliori strumenti, gratuiti e non, che posso avere a disposizione online se voglio incominciare a collaborare con dei professionisti o dei partner?

Soprattutto senza investire una follia, visto che probabilmente stai ancora creandoti la tua rete di freelance e segretarie virtuali… e non avrebbe senso buttare via una vagonata di euro senza alcuna certezza del risultato.

Vediamoli subito. Quasi gratis.

Strumento 0 – Impara ad usare la mail

Per prima cosa, devi mettere in conto che per dare delle indicazioni a questi collaboratori, sarà importantissimo l’utilizzo della mail.

In realtà, però, non basta, perché a molti di questi collaboratori potrebbe essere sufficiente dare indicazioni per mail, ma con altri, più diventa complesso il sistema, tanto più devi velocizzare il processo.

Tanto più dimestichezza hai con la lingua, tanto più io ti consiglio l’inglese – perché molti di questi collaboratori sono di madrelingua inglese o, comunque, tutti lo parlano.

Per velocizzarti al massimo, l’unico strumento che hai è quello di parlare con loro. Puoi utilizzare il telefono, ma se i collaboratori si trovano in America o in India o in Cina o in Pakistan, rischia di essere un bagno di sangue e nessuno di loro ti fornirà mai un numero da chiamare.

Strumento 1 – Crea un account dedicato su Skype

Qual è la soluzione? Skype. Semplicemente, dovrai creare un tuo account di Skype con una mail dedicata, che potrai utilizzare per chiamare e parlare con tutti questi collaboratori. E’ molto semplice e potrai addirittura fare delle conference call con più utenti simultanei.

Così potrete effettuare conversazioni a costo zero e, in aggiunta, ti consiglio anche un software che si chiama Evaer. E’, di fatto, un registratore per Skype e ti permette di registrare sia l’audio che il video, anche su due tracce differenti. Il che è l’ideale se devi fare delle interviste.

Di solito le comunicazioni con queste persone si fanno in audio, non in video – anche per la pessima qualità delle linee in Italia – però, se devi dare delle indicazioni che potrebbero essere travisate, con Evaer potrai effettuare una registrazione che poi, potrai inviare al tuo collaboratore, in modo che possa registrarsela e riascoltarsela.

Skype è fondamentale. Puoi utilizzare anche la chat ma per brevi indicazioni. Puoi fare come faccio io, che mi prendo dieci o venti minuti alla settimana per dare indicazioni alla mia segretaria virtuale.

Io e Fiorella facciamo 15 minuti di conversazione alla settimana – pensa quanto tempo tu parli normalmente con la tua segretaria – su Skype e, a noi, basta e avanza.

Dunque, primo strumento: Skype.

Strumento 2 – Dropbox e Google Drive

Se tu devi lavorare con dei collaboratori è bene che tu abbia un contenitore di informazioni condiviso. Ce ne sono di vari tipi.

In generale, possono essere raggruppati in due macro-categorie: un contenitore di file e uno di dati. Per contenitore di dati potremmo intendere un CRM, un gestionale, un programma di project management.

Ma questo è già troppo complesso: dovremo vedere caso per caso e lo faremo in un altro audio.

Quello che ti consiglio è un repository, cioè una cartella che sia condivisibile con gli altri tuoi collaboratori ed alla quale tutti abbiate l’accesso, con determinati permessi, in tempo reale e da cui possiate vedere le ultime versioni disponibili di determinati file.

Il principe di tutti questi strumenti, che ormai è diventato uno standard e che ti consiglio – tra l’altro ultimamente ha anche diminuito in maniera sensibile il suo costo, la versione illimitata costa 99 euro l’anno – è Dropbox.

Tu con Dropbox puoi condividere tutti i file che vuoi e con tutti i collaboratori che vuoi. I file vengono sincronizzati in tempo reale tra le modifiche che fai tu e quelle che fanno loro, e ciascuno di voi, aprendolo, può arrivare e vedere la versione più aggiornata dei file.

Simile a Dropbox, ma con un comportamento un pò diverso, che potrebbe essere più utile in certi casi e meno utile in altri, è Google Drive che, tramite Google Docs, ti permette di fare qualcosa in più rispetto a Dropbox.

Ti consente di vedere le modifiche che si stanno succedendo in un documento in tempo reale. Immagina di aprire excel e che, nel frattempo, lo apre anche il tuo collega.

Mentre su Dropbox tu vedresti dei file bloccati che non si sincronizzano – come se fossi in rete locale – su Google Drive, invece, vedi le modifiche mentre sono effettuate da te o dal tuo collaboratore.

Se però dovessi scegliere tra i due, ti consiglierei di utilizzare Dropbox. Google Drive è leggermente più complesso.

Strumento 3 – oDesk & Elance

Questo strumento è, in realtà, quello da cui dovresti partire, ed è il portale numero uno da dove poter reclutare dei dipendenti. Fino a un po’ di tempo fa i portali erano due: Elance e Odesk. Recentemente si sono fusi ed è auspicabile che, entro pochissimo tempo, vengano fatti confluire all’interno di un’unica piattaforma.

Io ho sempre utilizzato principalmente Odesk e te lo consiglio. E’ molto semplice, comodo ed ha un grandissimo vantaggio: manda una fattura unica ogni settimana, con i lavori di tutti i collaboratori, che puoi scaricare senza alcun tipo di vincolo o problema legale.

La piattaforma di Odesk ti consente di filtrare tra innumerevoli professionisti a disposizione su internet.

All’interno di uno degli audio che ho creato recentemente, ti ho spiegato anche quali sono le procedure e i vantaggi dell’utilizzo dei collaboratori online e come utilizzare al meglio questa piattaforma in maniera molto rapida.

Strumento 4 – Fiverr

Un’ulteriore piattaforma che ti consiglio è Fiverr.com: ti mette a disposizione dei professionisti e, la cosa originale, è che questi utilizzano un servizio base che vendono ad un costo di 5 dollari.

Il modello di business è vendere un qualcosa a 5 dollari e, se tu ti trovi bene, ti possono vendere dei prodotti ad un costo molto superiore.

Io, in realtà, e molte altre persone, utilizziamo Fiverr per delle collaborazioni occasionali, soprattutto di grafica, design, loghi, oppure per fare pubblicità su internet o per sistemare alcuni aspetti relativi ai siti internet o per fare delle piccole traduzioni.

Fiverr è ottimo per le collaborazioni molto brevi, anche perché nel caso di collaborazioni più lunghe, il processo di fatturazione diventa più difficile. Fiverr non fa fatturazione, devi pagare tutte le volte tramite Pay Pal e non puoi tracciare, cioè, paghi il lavoro a risultato e lo paghi in anticipo, mentre Odesk ha un meccanismo di funzionamento del tutto diverso.

Odesk ti consente di pagare a ore oppure a risultato e puoi anche controllare cosa fanno le persone dall’altra parte, cosa che con Fiverr, pagando solo a risultato non ha nemmeno molto senso.

Strumento 5 – Trello

L’ultimo strumento che ti consiglio di utilizzare è Trello, un servizio cloud, quindi basato su internet, che può essere utilizzato in tanti modi. Alcuni lo utilizzano come check list, ma non te lo consiglio da questo punto di vista.

Invece te lo consiglio come software, molto semplice e personalizzabile, di project management. Tu puoi creare delle schede collegate a determinate attività e progetti, per ciascuno dei quali creare delle sotto-schede e delle sotto-attività che potrai assegnare a uno o più collaboratori.

Potrai agganciare a tutto questo dei file, potrai dare delle scadenze, vedere lo stato di avanzamento dei lavori ed è utile perché queste attività sono facilmente spostabili da “Fatta” a “In corso”, puoi cancellarle, archiviarle, far vedere che sono state effettivamente portate a termine.

Se hai progetti piuttosto semplici da coordinare e non hai troppi stati di avanzamento dei lavori o troppe persone coinvolte, Trello è fantastico perché è molto rapido, ha delle applicazioni molto ben fatte per gli smart-phone e per i tablet, è molto intuitivo per qualsiasi collaboratore e, in due secondi, ti permette di creare un progetto e una serie di attività collegate e di avere, visivamente, lo stato dell’arte del tuo progetto e di avanzamento dei lavori.

Te lo consiglio proprio per tenere sott’occhio come si stanno comportando i tuoi collaboratori. Soprattutto quelli occasionali. Funziona un po’ meno per le attività ricorrenti, per le quali ci sono dei tools più raffinati.

Strumento BONUS – RescueTime

Questo non è tanto uno strumento legato all’utilizzo dei collaboratori online, ma di quelli che tu hai in azienda e, in particolare del collaboratore più grande che tu hai, cioè te stesso. Si chiama Rescuetime.

E’ un servizio su internet e, la parte interessante, è che tu puoi installarlo sul tuo pc. Questo programma, di cui ho fatto un apposito training che dura circa un’ora, tiene monitorati tutti i siti che tu guardi – nel massimo rispetto della privacy – e li cataloga in funzione di un certo livello di importanza.

Tu potresti catalogare Facebook, dal momento che nove volte su dieci non viene utilizzato per creare del business ma per cazzeggiare, dandogli un grado di importanza pari a zero.

Facebook è, dunque, un drenatore di tempo.

Invece, se stai utilizzando excel, potrai catalogarlo come una via di mezzo, un qualcosa di neutro o di leggermente positivo.

Se stai usando un software che ti serve a creare delle campagne di marketing o per gestire le email marketing, siccome fanno parte di quelle attività strategiche che vanno in leva e portano benefici a medio e lungo termine, potresti catalogarlo come molto importante.

Quindi, fatto salvo il fatto che tu, all’inizio, debba catalogare questi software o siti, a regime – e per arrivarci ti serviranno pochi giorni – il programma ti dirà settimana per settimana, giorno per giorno, mese per mese, quanto tempo avrai dedicato a ciascuna di queste attività.

Quindi ti darà un’idea macroscopica di quanto tempo, ad esempio, avrai dedicato alla gestione delle mail.

La prima volta che l’ho fatto io mi sono detto:

Ma davvero ho tenuto aperto Gmail 14 ore in una settimana?

E non sbaglia! A meno che tu non abbia dimenticato aperta l’email, non sbaglia affatto. Tu, in questo caso, puoi anche modificare manualmente i dati per farli tornare a posto.

Diventa molto importante l’utilizzo di Rescuetime per capire, settimana dopo settimana, come tu stia utilizzando il tuo tempo sul pc e, volendo, tiene traccia manualmente anche di tempo extra.

Ti dice se stai utilizzando il tuo tempo per cose interessanti, medie o inutili. Rescuetime è la risposta migliore che io conosca, è un servizio sia gratuito che a pagamento (poche decine di euro all’anno), che ti fornisce tutte le risposte di cui hai bisogno per tenere monitorate la tua attività o quella dei tuoi collaboratori al computer. Di nuovo, nel massimo rispetto della privacy.

Tirando le somme sugli strumenti online di collaborazione…

Ci sono tanti altri software e tools di condivisione o di gestione dei collaboratori, magari anche migliori di questi, che potresti utilizzare. Io ti consiglio questi perché li utilizzo in prima persona da anni, li conosco bene, mi fido e credo che, per delle persone che hanno un’azienda medio piccola o per dei liberi professionisti, siano i più semplici ed abbordabili dal punto di vista del costo.

E’ inutile fare investimenti mostruosi in termini di denaro quando non hai un bacino d’utenza disposto ad assorbire questo tipo di costo, o complicarti inutilmente la vita per imparare ad usare dei software di cui utilizzerai il 10-15%.

Questo non ha senso, piuttosto potrai cambiarlo tra qualche anno, tanto se i tuoi collaboratori dovranno gestire dei progetti o contatti, sarà tutto esportabile. Oppure non ti servirà nemmeno più farlo, tranne l’elenco dei tuoi clienti.

Sicuramente questi software si evolveranno e ne usciranno dei migliori. L’importante è tenere sempre gli occhi aperti su internet, perché i miglioramenti sono veramente costanti; come per il tuo lavoro.

Ti ricordo che, se ancora non lo hai fatto, puoi scaricare GRATIS da qui i primi 2 capitoli del mio libro “I segreti militari per gestire il tuo tempo come un sergente istruttore”, nel quale ti insegno alcune semplici strategie per smettere di rimandare le azioni importanti e pianificare al meglio (e rapidamente) i prossimi passi.

E ora, al lavoro!

Dacci dentro, avrai successo.

Davide