Come organizzare il tuo primo evento dal vivo

organizzare evento di successo live

Ti avverto: quello che ti sto per raccontare non sarà facile da digerire.

Se vuoi organizzare un evento di successo, soprattutto nel mondo della formazione, ma non hai nessuna esperienza o aiuto alle spalle… apri bene le orecchie.

Perché conoscere e applicare i suggerimenti che ho imparato sulla mia pelle sarà quello che farà la differenza tra perderci un sacco di soldi e avere il successo che speri e meriti.

Anzi, soprattutto se decidi di creare una manifestazione dal vivo ma hai poco tempo a disposizione per “metterla in pista” (cosa che all’inizio capita sempre per colpa dell’inesperienza), questo articolo ti sarà indispensabile per evitarti un bagno di sangue che neanche ti immagini…

È inutile girarci intorno: gli eventi dal vivo sono senza dubbio gli strumenti più efficaci per creare rapidamente:

  • autorevolezza
  • rapporto umano
  • gruppo / tribù
  • collaborazioni
  • opportunità di business
  • occasioni di cuccaggio
  • mangiate colossali

Ma c’è un problema: devono essere organizzati bene, altrimenti le figuracce e i flop sono dietro l’angolo.

Sputtanarsi e perderci migliaia di euro è un attimo…

Come ho imparato ad organizzare un evento live (sulla mia pelle)

Purtroppo al mio primo evento non ero certamente un esperto, così il 15 aprile a Torino ne ho combinate un po’ di tutti i colori essendo per me il battesimo in qualità di organizzatore.

Proprio come dice il proverbio:

a volte vinci, a volte impari…

Organizzando Maximum Authority 2016 credo proprio di avere imparato molto e di essere riuscito anche a vincere un po’ 😉

Quantomeno perché il feedback dei partecipanti mi ha fatto capire che ero sulla strada giusta e, insieme ai tanti colleghi e membri dello staff, abbiamo dato un enorme valore e altissima qualità.

MaximumAuthority evento di successo

L’amara verità è che, anche se cerchi di prestare la massima attenzione e di copiare il meglio dagli eventi di successo a cui partecipi in qualità di ospite/cliente, non c’è palestra migliore che organizzare il TUO evento per imparare qualcosa di duraturo.

È sempre così quando vuoi sviluppare una nuova competenza.

Puoi leggere tutti i libri di maratona che vuoi…
Ma correre la tua prima 42km è un altro gioco.

Scrivere un libro è uguale.
Creare il tuo business online… uguale.
Trovare un collaboratore a cui delegare 1/2 ditta… uguale.

Prima studia, poi metti in pratica il più rapidamente possibile.
Perché non esiste miglior maestro dell’AZIONE stessa.

Se non giochi, non vinci.

E, soprattutto, diffida dai tuttologi che sembra sappiano tutto sugli eventi ma, nella pratica, non ne hanno mai organizzato uno A PAGAMENTO in prima persona perché non stiamo giocando a Second Life o con i soldi del Monopoli.

C’è in ballo il tuo conto corrente e la tua reputazione…

Ecco quindi un lungo elenco di spunti di riflessione

che ti saranno certamente di aiuto se e quando dovrai
organizzare il tuo primo o prossimo evento dal vivo, augurandoti di trasformarlo in una manifestazione di grande successo.

Non è certamente una lista perfetta né definitiva.
Ma è testata sulla mia pelle (e portafoglio) al 100%, errori inclusi.

Fanne buon uso e, se ti va, dammi un tuo feedback nei commenti.
Dimmi soprattutto quale punto ti ha colpito di più e perché.

E se non lo vorrai fare... andrà bene lo stesso 🙂

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48+20 idee per organizzare un evento dal vivo

    1. Avere ospiti (soprattutto paganti) è la parte più importante e difficile di tutte per avere un evento di successo
    2. Avere sponsor è la seconda
    3. Iniziare molto in anticipo a pubblicizzare l’evento, con tutti i canali possibili (online e offline)
    4. Avere le idee chiare su tipo di evento, location, cosa offrire rende l’organizzazione più semplice
    5. Avere un sistema di comunicazione centralizzato per essere costantemente aggiornati è fondamentale
    6. Non fermarsi alla prima location ma cercare anche soluzioni alternative, meno standard ma più economiche, originali o flessibili
    7. Contattare a tal proposito amici o conoscenti che hanno organizzato o partecipato a eventi nella stessa città
    8. Cercare partnership con ristoranti, incubatori o scuole professionali
    9. Fare delle introduzioni (stile Toastmasters) dei singoli speaker
    10. Avere una persona dedicata a slide e microfonare gli speaker (non il presentatore)
    11. Distribuire materiale promozionale in sala per ogni speaker al termine della sua presentazione
    12. Controllare molto bene la gestione dei tempi (la gente la apprezza in generale)
    13. Non lesinare su pranzo o coffee break
    14. Sempre invitare i presenti a partecipare a pranzo e/o cena, anche con upsell istantaneo
    15. Preparare fogli presenze da comunicare a catering per costi finali
    16. Testare e avere certezza di banda a disposizione per connessione internet di sala
    17. Meglio sale con luce naturale e accesso telefonico (verificalo prima)
    18. Avere sempre HD da 1TB a disposizione per le registrazioni video
    19. Non aspettare la fine per le interviste ma l’ultimo coffee break. Non farle io ma avere una persona dedicata.
    20. Incentivare la compilazione del feedback con un piccolo omaggio (specie per il video).
    21. Stare ampi nella parte di definizione dei costi a budget
    22. Un service video (1 persona) costa sui 400+iva al giorno
    23. Mantenere sempre informati gli speaker su come stanno andando le cose e coinvolgerli nella parte di vendita dei biglietti (con commissioni)
    24. Il venerdì è un giorno di merda, a meno che non ci sia anche il sabato collegato
    25. Non risparmiare sulle hostess, dedicarne un paio alle reception almeno e un paio per la sala (accompagnare e aiutare gli speaker)
    26. Preparare countdown+audio per indicare che c’è da rientrare in sala
    27. Non fare tu gli annunci tecnici ma, se possibile, farli fare a chi si occupa della logistica (al massimo a una hostess)
    28. Attenzione a lavorare a % con chi gestisce eventi perché ho il sospetto che non abbiano interesse a risparmiare (meglio mettere un tetto al budget e a quel punto delegare a loro la ricerca, sapendo che c’è il rischio di raggiungere il massimo del budget)
    29. Individuare 3/4 fornitori di materiale (borse, badge, collarini, penne, cartellette, blocchi) e cercare di mantenerli nel tempo (muoversi con almeno 1 mese di anticipo per tempistiche lunghe)
    30. Per eventi fisici è importante mettere locandine con 2/4 settimane di anticipo in luoghi topici in funzioni del target
    31. Creare anche evento su Facebook, Eventbrite e Meetup
    32. Pensare a almeno 2 persone che seguono in tempo reale il tutto via Twitter e Facebook
    33. Importante avere un fotografo e qualcuno che faccia video in tempo reale
    34. Incentivare/disincentivare (è una scelta) il live tweeting
    35. Avere sempre un elenco di possibili partner da contattare, sia in zona che coerenti al tema
    36. Una casa editrice tra gli sponsor fa sempre piacere e riprova sociale
    37. Crederci fino alla fine, se inizi a mollare è la fine e non ti fila nessuno
    38. Puntare in alto, senza svendersi
    39. Avere un tema chiaro dell’evento e stimolare un grosso pain/pleasure nel target
    40. Eventi più specifici e meno “generalisti” tendono a convertire di più
    41. Cercare più media partner, soprattutto per eventi locali e molto settoriali
    42. Definire per iscritto le regole di gioco all’interno della sala e i compiti di ciascuno degli aiutanti/speaker/hostess
    43. Trovare qualcuno che si occupa di grafica/sito web e volantini
    44. Avere un software per gestire la pianificazione degli eventi (idealmente drag&drop) per avere scaletta ottimale e rapida
    45. Trovare un commerciale che si occupa di reperire gli sponsor
    46. Concentrarsi sugli aspetti critici (pubblico, speaker, accoglienza, service) e lasciare perdere i dettagli nel caso in cui si abbia fretta o siamo senza soldi
    47. Non puoi farcela da solo: o crei un team o prendi qualcuno già esperto (meglio se lo ha già fatto nel tuo settore e secondo regole simili)
    48. In questo caso avere di nuovo le idee chiare aiuta nella parte di delega, restringendo le opzioni a sua disposizione e trovando un modo per restare aggiornati su progressi e tempistiche
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    1. Condividere molti documenti via Google Docs è stato prezioso
    2. Inserire brevi pause musicali e per “riattivazione” del corpo aiuta a mantenere la concentrazione e l’attenzione (bastano 30 o 60 secondi, come ha fatto a Torino Valerio Fioretti)
    3. Creare un canale di comunicazione condiviso con tutti gli speaker (FB messenger o Whatsapp/Telegram) su cui scambiare info e dati/video
    4. Farsi supportare da una strategia social per lanciare l’evento almeno 30/60 giorni prima.
    5. Non incasinare i partecipanti con troppe opzioni, cercare di vendere solo 2 biglietti (normale + vip) e aprire le registrazioni video/live streaming solo a pochi giorni dall’evento stesso.
    6. Usare la tecnica del prezzo crescente: 2 incrementi sono ok e mantenere il prezzo finale anche per chi si vuole iscrivere il giorno stesso.
    7. Prevedere in questo caso un POS o, almeno, un blocco di ricevute o un pc con pagamento via paypal
    8. Se ci sono ancora posti VIP disponibili, mandare a pochi giorni dall’evento una mail/FB ricordando che possono fare un upgrade e indicando i benefici
    9. Fare in modo che i posti VIP non superino il 20/25% dei biglietti totali, altrimenti perdono di significato (piuttosto aumentare il prezzo)
    10. Creare un contest interno per gli affiliati/speaker così da stimolarli a vendere di più
    11. Per gli speaker avere una tabella chiara (e con almeno 10 giorni di anticipo) su quando arrivano/partono, se ci sono a pranzo/cena, dove alloggiano, quanto vogliono di compenso e/o rimborsi, se vengono accompagnati, il telefono nel caso di emergenze (da lasciare alle hostess a inizio evento)
    12. Importante (ma non fondamentale) avere delle slide/modello con tema e logo dell’evento da girare agli speaker
    13. Non esagerare con gli speaker: 7/8 in un giorno bastano e avanzano (con interventi di 40/50 minuti)
    14. Interessante, specie se gli speaker forniscono il materiale in anticipo, avere un quaderno di lavoro da completare a cura dei partecipanti (scrivere aiuta a mantenere alta l’attenzione)
    15. Dare la possibilità a ciascun relatore di avere un desk in cui esporre il proprio materiale pubblicitario (eventualmente con hostess fornite dall’organizzazione)
    16. Non dimenticare, nel caso di riprese/foto, il consenso sulla privacy (io ho semplificato con una colonna “firma privacy” ma qualcosa di più completo andrebbe meglio)
    17. Incentivare il coinvolgimento via social con qualche sconto/bonus
    18. Pretendere che tutti gli speaker facciamo almeno una DEM alla loro lista (è nel loro interesse se poi sono anche affiliati)
    19. Abilitare il retargeting di Facebook per tenere basso il costo della pubblicità
    20. Soprattutto per eventi da 1 giorno o meno puntare molto sul target locale e non oltre i 50/100 chilometri (sono già tanti) perché lo sbattimento di muoversi è superiore al costo del biglietto molto spesso
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Che ne dici di completare TU questo elenco di suggerimenti per creare un evento di successo?

Lasciami nei commenti qui sotto il tuo contributo, soprattutto se hai già organizzato un evento in precedenza e, come me, imparato sulla tua pelle.

In questo modo potrò aggiornare questa lista di suggerimenti e renderla ancora più ricca, completa, testata e liberamente a disposizione di tutti gli amici che si troveranno a creare un evento dal vivo (e che non sanno proprio da che parte iniziare).

Come un puzzle è fatto di tante tessere, così un evento figo nasce da tante piccole idee… Qual è la tua?

6 pensieri riguardo “Come organizzare il tuo primo evento dal vivo”

  1. Grande davide e grazie per la tua condivisione!

    Sicuramente si sente che non sarà andato al 100 per 100 però una cosa è certa: l’hai fatto
    e questo fà tutta la differenza tra farlo e non farlo..

    Fareazione aumenta la tua crescita e la tua esperienza in modo esponenziale e quindi
    ti faccio i miei complimenti e peccato che non ho potutto esserci.

    Se posso, aggiungere direi di prepararsi bene, anzi strane il decollo e l’atterraggio di ogni ogni sessione FONDAMENTALE.

    Beh mi ritengo un benedetto se sono riuscito 2 anni fa ad organizzare il mio primo evento dal vivo con 10 persone in 10 giorni!:-)

    Un abbraccio salvatore!:-)

    1. Grazie Salvatore.
      Sì, la preparazione è fondamentale, e avere un team a supporto permette di arrivare a fare quello che da solo sarebbe impensabile, sia prima che durante l’evento stesso.
      Idealmente… 1 persona = 1 compito.

      A presto

  2. Ciao Davide,
    per i meno esperti possiamo specificare che essere sponsor non significa necessariamente dare dei soldi: se si parte con budget minimo, un grande aiuto può venire dagli sponsor che offrono spazi, servizi o materiali. Un albergo che mette a disposizione la propria sala conferenze ad esempio, un negozio di telefonia che organizza una postazione wifi, un bar che si occupa del coffee break e così via, ovviamente in cambio di pubblicità.
    Sai, a volte capita che gli imprenditori credano in un progetto e siano felici di collaborare, quindi se si hanno sufficienti tempo e risorse vale la pena tentare anche questa strada!

    1. Assolutamente Elisabetta

      Sponsor = non solo soldi, ma anche il classico “cambio merce”.
      È fondamentale per coinvolgerli trovare il giusto collegamento tra ciò che fai tu nell’evento e quello che possono fare loro (e come possono beneficiarne).
      Andare da ognuno di loro con le idee chiare è il top.

      Ciò detto, l’ideale è averli entrambi perché Pecunia Non Olet… mai 😉

  3. L’ingrediente segreto è:
    ..



    L’upselling!!!

    Durante il tuo evento devi vendere il successivo!

    🙂

    Post fichissimo e ultrautile, sto programmando il mio evento per Gennaio.

    1. Grande Dario.

      Sì, nel 99% dei casi la gente se ti apprezza e ottiene risultati da te, VUOLE si SI ASPETTA di conoscere cosa c’è al livello successivo.
      E, se tu non glielo dai, lo va a prendere da un’altra parte.

      Diventa un obbligo morale appioppare 😉

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