14 Cose che fanno le Persone Produttive nei Primi 15 Minuti al Lavoro

I primi 15 minuti della giornata lavorativa segnano il passo per tutto quello che ne seguira’.

Se già quando ti svegli sei troppo incasinato, figurati come potrà finire la tua giornata quando dovrai affrontare sfide, problemi e la gente farà a gara per cercare il tuo aiuto. “A schifìo”, direbbe il Commissario Montalbano…

Ho fatto un po’ di ricerca online ed ecco alcune cose che fanno le persone molto produttive appena arrivano al lavoro e che gli consente di restare super efficaci anche per il resto della giornata.

 

1. Arrivano in ufficio almeno 15 minuti prima dell’orario di inizio “ufficiale”

Le persone produttive conoscono l’importanza di arrivare in anticipo ovunque, non solo al lavoro. Infatti, invece di doversi precipitare in ufficio e sperare di essere in tempo, partono da casa presto ed arrivano al lavoro con calma.

Non soffrono di stress da “accidenti questa mattina c’è piu’ traffico del solito”. Quando punti ad arrivare almeno 15 minuti prima dell’inizio di un appuntamento, e’ davvero raro che qualche inconveniente ti porti ad accumulare un ritardo.

Così, una volta giunti a destinazione, hanno modo di rilassarsi, darsi una sistemata, organizzarsi al meglio e sembrare nei confronti degli altri colleghi freschi e riposati come non mai.

 

2. Organizzano il loro spazio in modo professionale

Assomigliano a chirurghi in sala operatoria ed a chef che dirigono la cucina; fanno in modo che i loro strumenti siano sempre nel posto ottimale, prima che il lavoro inizi. Ogni minuto conta nella sala operatoria ed in cucina, lo stesso deve succedere sul tuo posto di lavoro.

In questo modo non dovrai metterti a cercare quell’aggeggio mentre lo hai bisogno, finendo per innervosirti inutilmente. Ogni cosa ha un suo posto e lì deve tornare sempre.

 

3. Riguardano quello che hanno fatto in precedenza

E’ un’ottima abitudine riprendere in mano spesso quello che abbiamo già fatto, specialmente quando si rientra dalla vacanze o dopo il fine settimana. Le persone produttive scaldano il loro motore ricordandosi cosa hanno lasciato in sospeso prima di partire.

Invece di buttarsi in un’attività a capofitto, quasi senza riflettere, riguardano i risultati precedenti per dare una direzione alle azioni successive ed un senso di realizzazione (personale e professionale).

Questo è anche utile per capire se, a mente fredda, qualcosa poteva essere fatto in modo differente e più efficace. Fondamentale.

Business man with checkboxes

4. Riguardano liste e scadenze

Le persone produttive hanno una lista delle cose da fare. La riguardano prima di coricarsi, appena svegli e quando arrivano al lavoro così possono scegliere in anticipo strategia e pianificazione ottimali. Le scadenze poi ricordano importanti appuntamenti ed incontri così da poter pianificare al meglio la giornata in base alle priorità.

 

5. Identificano non più di 3 attività critiche per il giorno

Pianificare in eccesso è contrario a risultare efficaci, e le persone produttive lo sanno. Così cercano di rimanere focalizzate, evitano il multitasking e scelgono 3 attività critiche da portare a termine ogni giorno.

Questa abitudine è alla base di tutto il lavoro di Leo Babauta, fondatore del blog sulla produttività Zen Habits. Anche lui si scrive queste 3 attività super importanti ogni mattina e che lo aiutano a mantenere alto il passo per tutta la giornata.

 

6. Si fanno buone domande

Ottenere chiarezza di intenti è fondamentale per non sprecare tempo, denaro ed altre risorse. Il modo migliore per farlo è chiedersi ogni mattina cosa voglio ottenere di importante, come fanno le persone produttive. In questo modo identificano i problemi in modo cristallino e valutano come, se e quando questi problemi vanno risolti.

Non perdono tempo cercando di aggiustare cose poco importanti, ma si concentrano su quelle ad alto valore e che portano i massimi benefici.

Farsi ottime domande aiuta anche a motivarsi durante la giornata. Per esempio Ron Friedman, un esperto di motivazione, suggerisce di farci ogni mattina questa domanda:

Il giorno è finito ed io sto lasciando l’ufficio con un enorme senso di realizzazione.
Perché? Cosa ho combinato di così buono?

controllare email al mattino

7. Controllano l’email solo se devono farlo

Le persone super efficaci, come il fondatore di Tumblr David Karp, non gurardano la posta elettronica nei primi 15 minuti della giornata. Spesso nemmeno nella prima ora. Sanno che li distrarrà molto facilmente perché troverebbero ogni genere di messaggio e proposta interessante e che faccia leva sulla loro curiosità.

Se sono in attesa di mail importanti da colleghi o clienti, guardano rapidamente la lista alla ricerca di queste e poi rispondono rapidamente, ma solo a loro. Poi chiudono Outlook, Gmail o qualunque altro sistema di messaggistica.

E, soprattutto, in quel frangente, non guardano tutte le mail in ordine cronologico. Si concentrano solo su quello che stanno cercando, ignorando il resto.

 

8. Spengono (o mettono su muto) il cellulare

La mattina ha l’oro in bocca dicevano i vecchi. E le persone produttive lo sanno bene e prendono questa raccomandazione sul serio. Creano un elenco di attività ordinate da quella piu’ importante a quella meno importante.

Perfino mio nonno Diego, ora centenario, tra un racconto di guerra e l’altro, mi ha sempre raccomandato di tenere la scrivania in ordine e di dedicarsi subito alle faccende piu’ importanti o piu’ rognose.

Una volta deciso da dove iniziare non basta, però. Così aggiungono un minimo di pianificazione di ogni compito, una specie di traccia molto minimal ma estremamente efficace. E, soprattutto, spengono il telefonino così da non essere disturbati da messaggi, notifiche e telefonate di poco conto.

Se qualcuno ha davvero bisogno di te per un’urgenza puoi sempre lasciare il numero del tuo ufficio. E questo vale anche per la tua mammina, tua moglie o la tua fidanzata. Spietato ma molto efficace.

 

9. Chiudono gli occhi e visualizzano come sarà la loro giornata lavorativa

Allo stesso modo degli atleti che usano spesso tecniche di visualizzazione per allenarsi e prima di una competizione (pensa a quante volte hai visto Alberto Tomba o Valentino Rossi mimare le curve con le braccia), le persone produttive fanno scorrere immagini di successo e realizzazione nella loro testa.

Fanno un vero e proprio ripasso mentale e praticano in virtuale quello che avranno da fare in reale durante il giorno, programmando la loro mente subconscia. Quando poi arriva il loro momento, sono già pronti a portare a termine il compito, che sarà molto più facile, avendolo già svolto nella testa più di una volta.

 

10. Si prendono un momento per Respirare ed essere Presenti

Dopo aver visualizzato il futuro, le persone produttive si concentrano al 100% sul presente. Sanno che durante il giorno saranno molto impegnate e subiranno richieste continue da parte di chiunque. Così si prendono una piccola pausa (pochi secondi o qualche minuto) ancora prima di iniziare il lavoro.

Respirare profondamente fornisce molto ossigeno al cervello. Talmente tanto che se non si è abituati inizia a girare la testa. Questo permette di avere un pensiero più chiaro e di consente di essere più calmo e rilassato.

Persone di grande successo e popolarità come Oprah Winfrey e Arianna Huffington si ritagliano anche alcuni momenti durante la mattinata per meditare, isolandosi dal mondo e ricaricando al massimo le batterie.

Stretching al mattino al lavoro

11. Fanno del leggero stretching o yoga

Mens sana in corpore sana recitavano i Romani. Che la sapevano lunga in fatto di equilibrio mente-corpo. Infatti anche il corpo vuole la sua parte, soprattutto quando ai giorni nostri ci piazziamo per 6/8 ore quasi ininterrotte davanti ad un pc.

Le persone produttive sanno che restare inattivi ed inchiodati per troppo tempo porterebbe problemi di salute a lungo andare: circolazione difficoltosa, rattrappimento dei muscoli, irrigidimento delle articolazioni.

Per combattere questa tendenza dei giorni nostri fanno dello stretching leggero nei primi 15 minuti al lavoro e programmano dei mini-break per effettuare altri allungamenti o esercizi durante il giorno.

A tal proposito ti consiglio di scaricare su iPhone o Android l’app 7 minute workout. Molto utile e stra-consigliata se non vuoi ridurti come un vecchio cancello arrugginito a meno di 40 anni.

 

12. Danno tempo ai colleghi di riscaldarsi

La gente produttiva non parla con i colleghi di problemi di lavoro nelle prime fasi del mattino. Rispettano piuttosto il tempo fisiologico di ciascuno e sanno che gli altri hanno bisogno di piu’ tempo di loro per carburare e mettersi in moto.

A meno che non abbiate un appuntamento o ci siano faccendo super-urgenti, evita anche tu di andare nel loro ufficio e di chiedere loro favori o aggiornamenti sul lavoro. Non è ancora il momento buono per loro: non sono pronti e ti farebbero perdere molto tempo in chiacchiere inutili o mentre cercano di organizzarsi una risposta.

 

13. Pensano ai propri bisogni prima che a quelli degli altri

Ok, ci voleva qualcosa di fortemente impopolare, ed eccoci al punto chiave.

Come racconto nel capitolo 10 (i 15 killer della produttivita’) del libro “I Segreti Militari per Gestire il tuo Tempo come un Sergente Istruttore“, farci i cazzi degli altri prima dei nostri è gravissimo dal punto di vista della produttività personale. Un vero disastro.

Si entra in un loop senza fine, perché gli altri, se ci mostriamo troppo disponibili, se ne approfitteranno e non ci lasceranno tempo sufficiente per terminare i nostri compiti ad alto valore.

Le persone produttive, invece, conoscono bene l’importanza di dar da mangiare a noi stessi prima che agli altri. Determinano le loro priorità e creano degli slot, dei compartimenti stagni nella giornata da dedicare alle richieste degli altri. Dan Kennedy, il famoso direct marketer americano, è un vero maestro in questo e mi ha insegnato moltissimo al riguardo.

A differenza di quanto di hanno tramandato mammina e la suora del catechismo, queste persone di successo non cercano di essere dei super uomini o super donne, cercando di aiutare tutti e sempre. Rispettano gli slot che hanno creato e rifiutano gentilmente le richieste altrui quando arrivano al di fuori di questi momenti specifici.

 

14. Apprezzano in anticipo il lavoro e le sue sfide

Le persone produttive e di successo si ricordano ogni mattina quanto sono fortunate ad avere un lavoro e di poter essere di aiuto agli altri. Vedono le sfide come opportunità per crescere ed espandersi. Vogliono lavorare ogni giorno, migliorandosi costantemente.

Quando ti senti a tuo agio al lavoro, questo rimuove ogni sentimento o sensazione negativa che ti può portare a procrastinare ed a rimandare lo svolgimento di quelle attività critiche che ti porterebbero ad essere più produttivo e di maggior successo.

 

Come sempre sostengo, tutte queste sono ottime abitudini ma, in quanto tali, se tu non le possiedi ancora, segui le indicazioni del Sergente Istruttore per ottenere il massimo risultato col minimo sforzo:

  1. Scegline tre, quelle che PER TE, pensi possano aumentare di più il valore della tua giornata
  2. Concentrati su una per volta, accantonando le altre due
  3. Scriviti un piano d’azione dettagliato che ti permetta di non dimenticare quello che devi fare (è il rischio più grosso che corri)
  4. Quando padroneggi una, passa alle successive
  5. Tieni sempre sotto controllo i risultati ed il tuo livello di stress/produttività per capire se sei sulla buona strada oppure devi modificare qualcosa.

Dacci dentro, avrai successo.

Davide

P.S. Io oggi dovevo: scrivere questo post, testare l’app 7 minute workout (l’ho fatto mentre ero in pausa dalla scrittura del post ed è davvero tosta) e, per finire, passare a trovare il nonnino per fargli gli auguri di Pasqua. 100 anni non sono mica pochi…

Articolo tratto da Lifehacker

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