11 Modi per Gestire l’Email con Efficacia

come organizzare la posta elettronica in modo super efficace

Mettiamola in questi termini: tutti, ma proprio tutti i corsi di gestione del tempo indicano l’email nella top 10 dei criminali ladri di tempo.

Non aprirla subito, non più di 3 volte al giorno, non rispondere immediatamente… E questo, a furia di ripeterlo, penso ti sia entrato nel cervello. Il problema è che non basta dare una sfilza di divieti, perché ciascuno di noi ha anche bisogno di una traccia positiva da seguire.

Altrimenti non si sa comunque da che parte iniziare. Ecco quindi che arriva il Sergente Istruttore e cerca di fare un minimo di chiarezza al riguardo.

Una premessa. L’email è fondamentale. E’ un mezzo di comunicazione tra te i tuoi clienti ed i tuoi colleghi. Hai un problema quando arrivi al punto in cui è la mail che gestisce la tua giornata e non viceversa.

Ricevo oltre 250 email al giorno. Controllarle tutte e rispondere a quelle che lo richiedono non è impossibile, anzi. Il fatto è che però non mi resterebbe tempo per fare nient altro. Gestire quindi la posta elettronica efficacemente è cruciale per mantenere la mia giornata focalizzata e produttiva.

Ecco dunque i miei suggerimenti per tenere sotto controllo le caselle di mail troppo spumeggianti, così da tenere saldamente le redini del tuo business.

 

1. Organizzati in Cartelle

Crea delle cartelle per tutta la corrispondenza che desideri mantenere, così che avrai un modo più efficace di archiviarla, rispetto a lasciarla nella casella di posta in arrivo.

2. Disattiva le Notifiche in tempo reale

Così come per gli avvisi SMS e Whatsapp, avere un drin ogni volta che ricevi una nuova email è quanto di più deleterio possa esistere per la tua produttività. Le notifiche sono dei distrattori seriali del tuo focus.

Leggere una mail prende più di alcuni secondi. Quindi devi completamente distogliere la tua attenzione dal lavoro che stai svolgendo per andare a controllare un’email di cui, al momento, non sai nulla di nulla. Per capirci qualcosa hai bisogno di leggerla, di prendere una decisione oppure di metterla da qualche altra parte “in attesa di una decisione”… e poi tornare a fare quello che stavi facendo prima di essere distratto.

E’ un bagno di sangue: il tuo. Ogni volta che perdi il focus diventa più difficile riprendere il filo del discorso e completare il lavoro in modo efficiente ed efficace.

Alcuni studi hanno dimostrato che, se stai lavorando in modo super concentrato (in stato di flusso, diremmo) e vieni interrotto, anche per pochi secondi (come in questo caso), potrebbero essere necessari fino al 15 MINUTI per ritornare al punto di prima.

Una carneficina gratuita che puoi risparmiarti disabilitando le notifiche, specie se accompagnate da un suono. Devono morire all’istante. Senza pietà.

piano di emergenza per posta elettronica

3. Prepara un Piano d’Emergenza

I miei clienti sanno, perché li ho catechizzati adeguatamente, che se hanno bisogno di una risposta urgente (secondo i miei parametri, non i loro) possono raggiungermi al telefono o sul cellulare. Alle email rispondo con calma, anche dopo alcuni giorni, oppure rispondo la mia segretaria.

Non tutte le mail sono urgenti, nemmeno quelle di tua moglie o del tuo capo. Ma se cominciamo a trattarle tutte come se lo fossero, la nostra energia se ne va a farsi benedire e veniamo distratti costantemente dalle nostre priorità.

Ecco perché devi istruire chi collabora con te a 360° che ci sono vari livelli di accesso alla tua persona, ciascuno collegato a un grado di urgenza/emergenza ben diverso. E devi fare in modo che siano rispettati da chiunque, a costo di sfanculare qualcuno.

Perché altrimenti sei tu quello che viene derubato del tempo prezioso, non loro. Mors tua vita mea, non hai scampo.

4. Clicca su Unsubscribe oppure usa questo Software

Periodicamente pulisci la tua casella di posta elettronica disiscrivendoti da newsletter e liste che non leggi praticamente mai. Finiscila di accumulare compulsivamente newsletter pensando che

un giorno potrebbero tornarmi utili

E’ come quando riempi di ciarpame il garage di casa tua. Seriamente, numeri e statistiche alla mano, quante volte sei tornato a riprendere quella mail vecchia di 2 anni o quel copertone di bicicletta tutto infangato?

In ogni caso, riprendere in mano una mail dopo settimane, mesi o addirittura anni potrebbe essere quasi pericoloso, perché le informazioni saranno vecchie e superate. Datti il permesso di dirti

Cara email, avevo buone intenzioni con te quando ho deciso di archiviarti, ma con con tutto il bene che ti voglio non avrò mai tempo di riprenderti in mano e coccolarti come meriti.

Per cui muori adesso e non tormentarmi più. Amen, che i Numi della posta elettronica ti perdonino.

Per inciso io uso il software unroll.me (di cui parlerò presto in un webinar) per facilitarmi questo lavoro e rendere meno pesante la carneficina.

5. Distruzione di massa

Seleziona tutti – cancella è una libidine. Lo faccio tutte le volte che non ho letto o archiviato un botto di email per mesi (ormai capita molto di rado). Questo azzera del tutto la possibilità che io le possa leggere in futuro e (v. punto 4) ci perda tempo prezioso sopra.

6. Usa il tuo Cellulare

Impara a rispondere alle mail usando il tuo smartphone, soprattutto se puoi impostare dei messaggi/mittenti come VIP. In questo modo potrai usare tutte quelle situazioni in cui sei in attesa (da pochi secondi ad alcuni minuti) per fornire risposte immediate o fare le pulizie di primavera nella tua casella di posta.

Quando sei in coda, al semaforo rosso, in metropolitana, al gabinetto… ovunque nella tua giornata troverai decine di micro-pause, spesso non volute, in cui concentrarsi a riflettere, pensare, leggere un libro è impossibile.

Ma per compiti a bassa importanza e che non richiedono focus mentale, sono l’ideale. Zac – tira fuori il cellulare e, anziché esplodere le caramelle di Candy Crush, fai esplodere le tue email.

O approfittane per mandare un sms a qualcuno che non senti da molto tempo. Un saluto super rapido, stando attendo a non innescare un botta e risposta infinito che ti farebbe perdere ancora più tempo. Un modello di sms/testo già pronto sarebbe l’ideale…

come gestire email efficacemente

7. Agisci solo 1 Volta

David Allen, esperto di gestione del tempo e creatore del metodo GTD, dice che non appena rispondi ad una email devi o cancellarla o archiviarla. Questo ti permetterà di lasciare la tua casella di posta elettronica pulita ed in ordine, con poche email residue che meritano la tua attenzione.

Io ho una sottocartella specifica nella mia inbox che uso per le email alle quali devo rispondere o su cui non posso prendere una decisione immediata (non sempre è possibile, siamo sinceri). Questo però mi aiuta perché so che lì troverò a colpo d’occhio tutte le richieste più o meno urgenti e che dovrò evadere quanto prima.

8. Programma un Tempo dedicato

Non controllarle ogni 5 minuti, specie se stai facendo altro. Piuttosto fai 5 secondi di respirazione profonda o 3 piegamenti sulle gambe. Ma non aprire quella mail!

Programmati alcuni slot della tua giornata per leggere, rispondere e gestire le email. Datti un  tempo massimo, non superarlo e vedrai quante cose in più riuscirai a portare a termine senza controllare la posta elettronica in modo compulsivo.

9. Usa gli Auto-risponditori

Impara ad impostare e ricordati di abilitarli gli autorisponditori quando sei via per alcuni giorni o te ne vai in vacanza. Questo permette a chi ti scrive in carne ed ossa (quindi per le newsletter amen) che se non ricevono una risposta immediata non è perché ti stanno particolarmente antipatici, ma perché non ci sei proprio.

E rassicurali che, se possibile, qualcuno prenderà il posto tuo, almeno per le faccende più urgenti.

10. Dove e Quando

E’ importante che tu sia consapevole della rottura di alcune relazioni importanti che la posta elettronica potrebbe causare. Controllare la email di sera va anche bene, ma fino a che questo non interferisce con la tua vita di coppia, sentimentale, con le richieste dei tuoi figli…

Quante volte ci è capitato di vedere, specie al ristorante, persone che controllano compulsivamente lo smartphone mentre, di fronte hanno un collega, un partner, un amico. Non è certamente un buon segnale e denota un interesse prossimo allo zero per la relazione.

Quando poi è capitato a te avrai sentito come un pungiglione di vespa nella schiena. Beh, non passare agli altri questo pungiglione.

usa una segretaria virtuale per gestire la tua posta elettronica

11. Cerca un Aiuto

Se non ce la fai a gestire tutte le mail da solo puoi sempre pagare qualcuno per farlo al posto tuo. Una segretaria virtuale è l’ideale per gestire la tua posta elettronica e rispondere o cancellare le mail quando tu non ci sei o non hai tempo per farlo.

Come nel caso della mia fidata Fiorella, anche tu puoi trovare questo prezioso aiuto su alcuni portali internazionali come oDesk oppure Elance.

Per vincere la guerra della posta elettronica fatti un piano d’azione seguendo questi 11 punti e vedrai che la tua produttività aumenterà di molto, perché riuscirai a lavorare più focalizzato e con meno distrazioni e perdite di tempo.

Gestire l’email con efficacia è facile, se sai come farlo. E questa è la guida più semplice ed immediata che tu possa avere sottomano; infatti questo articolo l’ho scritto tra le 6:30 e le 8:15 del mattino di Pasquetta, senza guardare la mail nemmeno una volta.

Coraggio, ce la puoi fare anche tu.

Buon lavoro.

Davide

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