6 Distrazioni da Eliminare per essere più Produttivo (da subito)

STOP.

Togli la tua mano dal mouse. Giù le dita dalla tastiera. Metti in pausa la musica in sottofondo.

Lascia che i tuoi occhi leggano queste parole e che il tuo cervello le elabori.

Viviamo in un mondo di opzioni e di distrazioni. Ne abbiamo milioni davanti a noi ogni giorno.

Che si tratti di decisioni che dobbiamo prendere al supermercato o delle scelte che abbiamo tra le ricette per i pasti che prepariamo o i siti web che visitiamo, è chiaro che stiamo nuotando tra le possibilità ovunque ci giriamo.

Tuttavia questo “eccesso di opzioni” ci pone un problema.

Enorme.

Quando è stata l’ultima volta che ti sei seduto per eliminare un punto sulla tua checklist e ti sei trovato 20 minuti dopo in fondo alle tue 200 email nella inbox o dei post di Facebook che non hanno nulla a che vedere con il tuo compito?

Non troppo tempo fa, vero?

Ma non devi preoccuparti, perché

Ci sono milioni di persone là fuori che non passano un’ora senza che qualcosa li distragga dal proprio compito

C’è una parola semplice per descrivere questa gente: distratta e non focalizzata.

Ci sono molte soluzioni da una botta e via a disposizione del distratto:

• farsi di Ritalin
• mangiare più frutta e verdura
• mangiare meno carboidrati
• prendere psicostimolanti come l’Adderall
• dormire solo 4 ore alla volta, facendo micro-sonnellini
• dedicarsi alla meditazione
• fare workout (attività fisica) da 7 minuti
• … e l’elenco potrebbe continuare

Questa guida di 6 punti non sarà certamente la tua pillola dorata per aumentare di botto la produttività, ma ti darà gli strumenti e le idee necessarie per mettere le tue distrazioni fuori strada e vivere in modo più produttivo nel più breve tempo possibile.

Ecco dunque le distrazioni che la maggior parte di noi incontrano e alcune soluzioni per sbarazzarsi di loro.

0. Come eliminare le distrazioni per potenziare la produttività

La prima cosa che devi fare per smontare le funi in questo ring di pugilato della produttività è di identificare le cause che ti impediscono di svolgere il lavoro che hai programmato di fare.

Infatti, se non identifichi il vero problema a monte, ogni tua mossa sarà solo tattica e di breve efficacia. Indagare alla sorgente del male è, invece, quello che ti permetterà di guarire per sempre.

Ci sono un paio di comandamenti da ricordare a questo proposito:

essere spietato

avere disciplina

Nella lotta contro le distrazioni non esistono secondi arrivati e superstiti.

Chi vince piglia tutto e chi non vince muore, dal punto di vista dell’efficacia personale quantomeno.

C’è una sola verità nella lotta alle distrazioni:

se non puoi essere spietato nell’identificare le “perdite di tempo”
non sarai in grado di eliminare un numero sufficiente di elementi.

Allo stesso modo, se non hai disciplina, dopo aver identificato le tue perdite di tempo, le ammetterai di nuovo nella tua vita.

1. Eliminare le persone improduttive

Se puoi identificare i tuoi amici più improduttivi o colleghi di lavoro e ridurre al minimo il tempo trascorso con loro, quasi tutto il resto in questa lista sarà un gioco da ragazzi.

Ne parlo abbondantemente anche nel capitolo sui “14 killer della produttività” del mio libro.

Chiariamoci bene.

Questo è un passo estremamente difficile per molte persone, perché a nessuno piace essere tagliato fuori.

E, soprattutto, se lo fai male, rischi di costruirti nel giro di poco tempo una reputazione da stronzo che non ti abbandonerà più.

Per fortuna ci sono strade più amichevoli e morbide per agire su di esso 🙂

Immagina un collega che si ferma alla tua scrivania per chiacchierare ogni giorno a metà mattina e proroga il tuo lavoro, ammazzando la tua produttività.

Ecco, dirgli esattamente ciò che pensi di lui, ovvero:

vai via, mi stai rompendo le…

non è precisamente il modo migliore per levartelo di torno senza ferire i suoi sentimenti e lasciare illibata la tua reputazione.

Semplicemente digli che stai lavorando su qualcosa di urgente/importante in quel momento e chiedigli: “Possiamo recuperare più tardi”?
Oppure puoi chiedere se lei o lui vorrebbe andare a pranzo qualche volta durante la settimana per parlarne con più calma.

Ovviamente paga lui 😉

Il tuo obiettivo in quel momento non è quello che lui non ti disturbi più per sempre e da subito.

Bensì educarlo giorno dopo giorno a chiederti il permesso di parlare con te, come e quando vuoi tu.

So bene che è la cosa più difficile da fare, specie se tutti in azienda (capo incluso) sono abituati a fare in questo modo.

Ma, se stai leggendo fino a qui, vuol dire che TU hai il problema della produttività e non LORO. Quindi, caro mio, fregatene di quanto fanno gli altri e comincia un passo alla volta a fare quello che ti dico io. E vedrai che non te ne pentirai.

Gli amici al di fuori del lavoro sono a mio avviso un po’ meno impegnativi.

Per questo dovresti applicare lo stesso tipo di strategia in anche questa situazione.

Se un amico è abituato a chiamarti o mandarti SMS/Whatsapp durante il giorno, puoi ignorare la chiamata completamente o ignorare la chiamata e scrivergli per comunicare che puoi chiacchierare dopo il lavoro o durante il fine settimana.

E, già che ci sei, disabilita all’istante le notifiche (specie quelle sonore) di Whatsapp e di tutte le chat che conosci.

Sono il Satana della produttività.

Se pensi che comportarti così potrebbe rendere il tuo amico-distrazione arrabbiato con te, è il momento di dirgli esattamente come ti senti circa il vostro rapporto.

Se non sono disposti a compromessi, è il momento di trovare un nuovo amico!

Spesso è solo questione di abitudini, cattive abitudini. E quasi tutti capiscono nel giro di pochi giorni che tu stai diventando una persona diversa e migliore, più produttiva ed efficiente.

Potrai dedicargli tempo di qualità quando lo decidi tu, non preso tra 100 altre incombenze ed impegni.

2. Eliminare la tecnologia improduttiva

Se sei come me, passi al computer gran parte della tua giornata.

Quindi la probabilità di subire distrazioni è circa 100 volte superiore rispetto a chi lavora isolato dal mondo con solo carta e penna.

Puoi anche avere la tendenza a digitare “Face” e lasciare che Google faccia il resto per te. Sai già che spenderai i successivi 10 minuti guardando gli eventi senza senso di amici e parenti che non vedi quasi mai.

Il passo successivo è quindi ovvio: devi eliminare la tecnologia che non ha a che fare con il lavoro che hai davanti. O, quanto meno, renderla inoffensiva il più a lungo possibile.

A meno che Instagram, Twitter, video-giochi e simili, siano strumenti che tu usi per lavoro, dovresti designare un momento e un luogo in cui usarli e negarti l’accesso per il resto della giornata.

Non solo questo fa aumentare la produttività, ma rende l’uso delle reti sociali, dei videogiochi, e del resto della tecnologia-divertimento più soddisfacente.

Se hai un problema con le distrazioni mentre sei al tuo computer, dai un’occhiata a queste soluzioni:

• Anti-social: blocca un gran numero di piattaforme sociali ed e-mail per aiutare a concentrarti sul tuo lavoro.
  L’unico modo per aggirare l’ostacolo è quello di riavviare il computer. Simile a questo è Self-control (solo per Mac).
• StayFocusd – praticamente l’opposto di Anti-social. Permette l’accesso del browser (chrome) a siti selezionati solo per una certa quantità di tempo al giorno.
• RescueTime – simile ad Anti-social, ma consente anche di tenere traccia in modo preciso del tempo speso al pc, applicazione per applicazione.
  Di questo software ho parlato abbondantemente in questo webinar.

3. Eliminare le distrazioni via e-mail

Inutile negarlo: le email sono uno dei più grandi consumatori di tempo che abbiano inventato. Tanto comode quanto deleterie.

Sono gratis e super rapide – ma solo apparentemente. Perché invece drenano più tempo di una draga cerca-oro.

La cosa importante con la posta elettronica è impostare confini e regole che limitino il tempo che tu consenti a te stesso di spendere su di essa.

Rispondere ai messaggi di posta elettronica più importanti prima, e impostare un limite di tempo per rispondere al resto.

Puoi usare a tal proposito la Tecnica del Pomodoro, del melone o della zucca 🙂

Se ti arrivano molte email, devi essere severo circa la tua politica per rispondere.

Gentilmente, domanda a coloro con cui parli con regolarità di includere nel messaggio se richiedono o meno una risposta; oppure di fornire opzioni/scelte multiple (nel caso di appuntamenti o incontri da fissare).

Molti altri suggerimenti per la strategia anti e-mail possono essere trovati in questo post di Leo Babauta o in quest’altro mio articolo.

4. Eliminare riunioni improduttive

Quando stavo per acquistare la mia nuova auto ero andato un paio di volte ad un concessionario Renault di Como per vedere una Clio.

Entrambe le volte ho dovuto aspettare (nonostante avessi un appuntamento) perché il venditore era impegnato al piano di sopra in una riunione con gli altri venditori.

Ancora ignoro quello che si saranno raccontati in queste riunioni quotidiane, ma certamente hanno finito per indispettirmi e perdere un cliente.

Parliamoci chiaro: raramente ciò che si porta a casa da questi incontri ripetitivi è sufficiente a giustificare la mia o tua presenza. Infatti dopo un po’ la tendenza è quella di:

• smettere di frequentarli
• arrivare tardi
• accampare scuse inverosimili
• non fare i compiti
• non partecipare attivamente
• leggere sms, whatsapp e facebook

Se sei un imprenditore, dovresti essere limitare la quantità di riunioni che organizzi o ai quali partecipi.

Se sei un dipendente si dovresti chiedere al manager/supervisore se è possibile per te saltare le riunioni che tu trovi essere meno vantaggiose. Ecco cosa devi dire parola-per-parola.

Mr X, sono certo che riuscirò a produrre più risultati continuando a lavorare anziché partecipare a questa riunione…
E’ contrario al fatto che resti alla mia scrivania per continuare a lavorare?
Ci terrei comunque ad avere delle note per tenermi informato.

Per ulteriori informazioni sulla mancanza di valore nei meeting, dai una bella lettura anche a questo articolo.

Vuoi eliminare una distrazione ed essere più efficace? Bigiare una riunione insulsa è una soddisfazione enorme!

5. Eliminare compiti umili

Quando hai molta carne al fuoco, fare le cose è difficile ed è il motivo per cui dovresti prendere solo i compiti che (solo) tu puoi assolvere.

In altre parole, devi cercare di ridurre la quantità di tempo speso per attività che potrebbero essere facilmente realizzate da un collaboratore attuale o da un futuro impiegato/assistente che puoi permetterti di assumere.

Se pensi di essere a tappo (chi non lo è al giorno d’oggi) fai esattamente l’esercizio che raccomando di svolgere nei primi capitoli del mio libro.

Completa, meglio su carta, una lista di tutte le attività che fai nel tuo lavoro.

E ora domandati:

• Quante ne fai su base quotidiana?
• Quanti di questi compiti è possibile delegare a qualcun altro?
• Quanto tempo ci vuole per addestrare qualcuno per farli?
• Sei in grado di assumere qualcuno?
• Che budget massimo ho a disposizione per i collaboratori?

Ovviamente, ci sono i costi da considerare, ma se sei in grado di pagare qualcuno 10 euro l’ora per un compito che occupa 5 ore della tua settimana, può valerne la pena.

Tutto dipende da come valuti il tuo tempo. Ricorda che la tua efficacia e produttività dipendono non tanto da quanto fai, ma soprattutto da quello che fai.

Lavora alle grandi cose. Delega quante più piccole cose puoi.
Anche se per un periodo fossi in perdita (economicamente parlando).

Se non hai le risorse per assumere a tempo pieno o part-time un dipendente, dovresti pensare ad assumere un assistente virtuale.

Michael Hyatt ha un grande post sui valori di un VA.

Zirtual è un servizio che offre un VA negli Stati Uniti a partire da $ 99 al mese o puoi vedere siti come Upwork per un VA all’estero ad un costo inferiore.

6. Eliminare l’eccesso di ‘intrattenimento’

Questo suggerimento è molto simile al discorso sulla tecnologia improduttiva.

Tuttavia, un intrattenimento non rientra nella categoria “tecnologia”, quindi è meglio che te lo descriva con qualche esempio.

Prendiamo il Motomondiale.
Hai visto Valentino prendere a sportellate Marquez?

In caso affermativo (e ha fatto bene), quanto tempo hai trascorso guardando il MotoGP?

• Quanto tempo hai speso a riguardare gli infiniti replay dell’incidente?
• Quante volte hai ascoltato le interviste o i dibattiti?
• Quanto hai stropicciato la Gazzetta in cerca dell’ultimo commento tecnico?

Io un po’, stavolta ammetto di essere nel peccato 🙁

Se capita ogni tanto, passi. Un po’ di divertimento, soprattutto se programmato in anticipo, è fondamentale per ridurre lo stress e tenere alta l’energia.

Quello che sarebbe da evitare, come sempre, è l’eccesso, l’abbuffata.

Perché spesso un pasticcino tira l’altro, una sigaretta accende l’altra e un filmino su YouTube (o YouPorn) porta a un filmato correlato.

E, in men che non si dica, ti sei fatto 30 minuti di pausa super improduttiva senza nemmeno accorgerti.

E questo è IL MALE, è l’inizio della fine della tua produttività ed efficacia.

Basta essere produttivi per essere felici?

Se non sei attualmente soddisfatto di quello che sei in grado di realizzare in un giorno, devi scoprire ciò che ti impedisce di portare a termine le cose davvero importanti, i tuoi super obiettivi.

Ridurre le tue distrazioni è uno dei passi più importanti per diventare più produttivo.

Tuttavia, essere efficienti è più che semplicemente fare cose. Riguarda piuttosto l’essere felici con quegli obiettivi che sei in grado di realizzare.

Se sei felice e produttivo, pur restando una persona distratta, sarò il primo a dirti di continuare a fare quello che stai facendo. L’importante è che questa situazione ti vada bene e ti metta in sicurezza anche per il futuro.

[av_notification title=” color=’green’ border=” custom_bg=’#444444′ custom_font=’#ffffff’ size=’large’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’ av_uid=’av-9l8hb’]
Ecco una domanda per te: Quali sono le distrazioni maggiori che bloccano la realizzazione dei tuoi progetti? Cosa puoi fare, da oggi, per ridurle al minimo?
[/av_notification]